Umowa z wirtualnym biurem – na jakie zapisy uważać?

Biurohello umowa z biurem wirtualnym Umowa z wirtualnym biurem – na jakie zapisy uważać?

Planujesz rozpocząć współpracę z wirtualnym biurem? Aby uniknąć zbędnych wydatków, zapoznaj się dokładnie z treścią przedstawionej umowy. Podpowiadamy, na jakie zapisy warto zwrócić uwagę.

 Na jaki okres podpisujesz umowę z wirtualnym biurem?


Umowę z wirtualnym biurem możesz podpisać na czas określony lub nieokreślony. Dla przykładu może ona być tak skonstruowana, że po upływie pewnego okresu zostanie przedłużona na czas nieokreślony, a każda ze stron będzie miała prawo ją wypowiedzieć. Niestety, termin wypowiedzenia może być niekorzystnie długi, w rezultacie czego będziesz płacić za usługi, których już nie potrzebujesz.
 
Twoja firma się rozwija? Jeżeli wiesz, że z usług wirtualnego biura będziesz korzystać przez dłuższy czas, umowa np. na rok może być bardzo korzystna – w Biuro Hello proponujemy rabaty.
 

Co dokładnie otrzymasz w ramach opłaty?


Biuro wirtualne powinno w umowie dokładnie określić, co otrzymasz w zamian za comiesięczną opłatę, wybierając określony pakiet. Na jakie zapisy warto zwrócić szczególną uwagę? Istotne są wszelkie ograniczenia i dodatkowe koszty – przykładowo:
  • liczba stron dokumentów, jakie zostaną przez pracowników wirtualnego biura zeskanowane w ramach abonamentu i jak będzie rozliczana nadwyżka,
  • koszt wysyłki korespondencji i paczek – wirtualne biuro może pobierać stałą opłatę od każdej nadanej przesyłki,
  • liczba minut, przez jaką pracownicy wirtualnego biura będą odbierać połączenia telefoniczne – gdy taka usługa jest oferowana w pakiecie.
Być może z niektórych usług chcesz korzystać jedynie przez pewien czas. Sprawdź, czy w treści umowy nie znajdują się klauzule, które utrudnią (a nawet uniemożliwią) Ci zmianę pakietu czy rezygnację.
 

 Czy wymagana jest kaucja?


Zdarza się, że wirtualne biuro wymaga wpłaty kaucji. Jej wysokość może być stała lub ustalana indywidualnie z każdym klientem. Mimo że kaucja to rozwiązanie często stosowane w biznesie, zwróć uwagę na:
  • termin jej zwrotu (po rozwiązaniu umowy) – może się okazać, że na kaucję będziesz musiał czekać nawet kilka miesięcy,
  • możliwość zatrzymania jej przez wirtualne biuro – warto wiedzieć, w jakich sytuacjach nie otrzymasz zwrotu środków.
  •  

Jak biuro wirtualne chroni Twoją korespondencję?


W skład pakietów oferowanych przez wirtualne biura często wchodzi usługa odbioru i skanowania korespondencji. Planujesz z niej skorzystać? Upewnij się, że w umowie zaproponowanej przez wirtualne biuro znajdują się informacje o tym, że Twoja korespondencja będzie odpowiednio chroniona – styczność z przychodzącymi do Ciebie listami powinni mieć wyłącznie pracownicy sekretariatu.
Masz wątpliwości? Pamiętaj, że możesz negocjować zapisy, jakie znajdą się w umowie z wirtualnym biurem. Dobrym pomysłem może być też skonsultowanie się z prawnikiem.