Wirtualny adres dla oddziału zagranicznej firmy w Polsce – jakie są ograniczenia i co warto wiedzieć?

Wejście przez zagranicznego przedsiębiorcę na polski rynek wiąże się ze znacznymi kosztami ekspansji. Reklama, wynajem przestrzeni, zatrudnienie obsługi – to wszystko generuje wydatki. Czy można obniżyć koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, decydując się na skorzystanie z wirtualnego adresu?

Oddział, przedstawicielstwo czy może spółka-córka?

Decydując się na ekspansję na polski rynek, zagraniczni przedsiębiorcy mają do wyboru trzy rozwiązania. Najdroższe i najbardziej czasochłonne jest utworzenie nowego podmiotu gospodarczego (zwykle jest to spółka z o.o.). Spółka kapitałowa ma osobowość prawną, dysponuje własny majątkiem i może prowadzić działalność gospodarczą w dowolnym zakresie ograniczonym jedynie przez przepisy prawa i umowę spółki.

Oddział nie posiada osobowości prawnej, a zakres jego działalności musi być tożsamy z zakresem działalności spółki-matki. Nie ma też organów ani własnego majątku, ponieważ jest wydzieloną częścią spółki macierzystej. Do utworzenia oddziału nie jest wymagany notariusz ani kapitał zakładowy. Nazwą oddziału oryginalna nazwa przedsiębiorcy zagranicznego wraz z przetłumaczoną na język polski formą prawną oraz dopiskiem: „oddział w Polsce”. Oddziały są wpisywane do rejestru przedsiębiorców KRS

W odróżnieniu od oddziału przedstawicielstwo może prowadzić działalność gospodarczą wyłącznie w zakresie reklamy i promocji. Celem jego założenia nie jest jednak produkcja dóbr lub usług ani szerzej – generowanie przychodu. Przedstawicielstwa są wpisywane do rejestru przedstawicielstw prowadzonego przez ministra ds. gospodarki.

W praktyce zagraniczni przedsiębiorcy, którzy chcą wejść na nowy rynek, ale wolą uniknąć kosztów związanych z zakładaniem oraz bieżącą obsługą spółki prawa handlowego, najczęściej wybierają oddział.

Jakie wymagania dla oddziałów firm zagranicznych stawiają przepisy?

Utworzenie oddziału przedsiębiorcy zagranicznego wiąże się z ograniczeniami i wymaganiami dla nowego podmiotu. O czym trzeba przede wszystkim pamiętać?

Warunkiem wstępnym jest rejestracja oddziału w KRS i wskazanie osoby, która posiada polski adres i jest uprawniona do reprezentacji podmiotu. Należy pamiętać o odpowiednim sformułowaniu nazwy oddziału. Jako osobny od przedsiębiorcy zagranicznego podmiot oddział posiada własne numery NIP i REGON. Do wniosku składanego w Portalu Rejestrów Sądowych dołącza się:

• adres w Polsce osoby upoważnionej w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego,
• akt założycielski, umowę lub statut wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski,
• odpis z rejestru wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski.

Księgowość oddziału zagranicznego musi być wyodrębniona z księgowości przedsiębiorcy i prowadzona w języku polskim na podstawie polskich przepisów o rachunkowości.

Warto pamiętać, że na terenie Polski przedsiębiorcy z obszaru UE oraz EOG mogą działać praktycznie bez żadnych ograniczeń. Jeśli chodzi o państwa trzecie, np. Stany Zjednoczone lub Chiny, możliwość utworzenia oddziału zależy od tego, czy w danym przypadku można mówić o zasadzie wzajemności. Jeśli masz co do tego wątpliwość, należy ustalić istnienie ratyfikowanej umowy międzynarodowej.

Czy firma zagraniczna może otworzyć oddział w biurze wirtualnym?

Oddział spółki zagranicznej powinien dysponować tytułem prawnym do swojej siedziby w Polsce. Może być to akt notarialny, umowa najmu, ale także biuro wirtualne. Zwłaszcza to ostatnie rozwiązanie cieszy się dużym zainteresowaniem. Nie tylko pozwala na obniżenie kosztów związanych z prowadzeniem biznesu, ale przede wszystkim spełnia niezbędne wymagania wynikające z przepisów prawa.

Działanie pod wirtualnym adresem jest całkowicie legalne zarówno z punktu widzenia podatku dochodowego, jak i podatku VAT. Nie ma też przeszkód, aby oddział został zarejestrowany jako podatnik podatku obrotowego w takiej siedzibie.

Kiedy warto wybrać biuro wirtualne jako adres zagranicznego biznesu?

Usługi biura wirtualnego to dobre rozwiązanie przede wszystkim dla firm z branż, które nie potrzebują przestronnej powierzchni do ekspozycji towarów lub kontaktu z klientem. Świetnie sprawdzają się w przypadku biznesów z obszaru e-commerce, IT, consultingu, doradztwa finansowego.

Brak wysokich kosztów związanych z zakupem lub wynajmem nieruchomości stwarza duże możliwości w zakresie skalowania firmy i jej reklamy, ponieważ budżet można przeznaczyć na rozwój, a nie na koszty stałe. To skuteczny sposób na obejście barier finansowych związanych z wejściem na rynek.

Co zyskuje firma korzystając z biura wirtualnego?

Decyzja o założeniu oddziału pod adresem wirtualnym to wiele korzyści dla przedsiębiorcy. Obok niższych kosztów trzeba wymienić:

• możliwość rozpoczęcia biznesu w rozpoznawalnej lokalizacji,
• pełną mobilność,
• dostęp do infrastruktury biurowej,
• obsługę korespondencji,
• brak konieczności ujawniania adresu prywatnego w CEIDG lub KRS.

Wirtualny adres pozwala na rozpoznanie nowego rynku bez konieczności ponoszenia wysokich wydatków. Większość firm świadczących tego typu usługi oferuje możliwość wyboru jednego spośród kilku wariantów wsparcia przedsiębiorcy.