Wprowadzenie usługi e-doręczeń to jeden z kluczowych elementów cyfryzacji administracji publicznej w Polsce. Od 2025 roku nowe przepisy będą nakładać obowiązek korzystania z e-doręczeń na przedsiębiorców, co ma na celu usprawnienie i przyspieszenie komunikacji z urzędami. E-doręczenia to usługa umożliwiająca przesyłanie korespondencji elektronicznej, która ma moc prawną równoważną z przesyłkami poleconymi tradycyjnej poczty. Przedsiębiorcy będą zobowiązani odbierać decyzje administracyjne, wezwania czy inne ważne dokumenty jedynie w formie elektronicznej. Rozwiązanie to ma na celu nie tylko oszczędność czasu, ale także zwiększenie bezpieczeństwa i transparentności w przesyłaniu dokumentów.
Termin na wdrożenie e-doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:
- firmy, które będą rejestrować działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.
Jak działają e-doręczenia w praktyce?
E-doręczenia opierają się na specjalnej platformie cyfrowej, która zapewnia bezpieczne przesyłanie i odbieranie korespondencji. Każdy przedsiębiorca będzie musiał założyć tzw. skrzynkę doręczeń, która stanie się jego cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnego adresu pocztowego. Korespondencja elektroniczna przesyłana za pośrednictwem tej platformy będzie automatycznie podpisywana cyfrowo, co gwarantuje jej autentyczność oraz integralność. Co ważne, system ten zapewnia również potwierdzenie odbioru, co jest istotne w przypadku dokumentów wymagających zachowania formalnych procedur. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie będzie musiał martwić się o utratę ważnych przesyłek, a wszystkie dokumenty będą dostępne w jednym miejscu – w pełni zorganizowane i zabezpieczone.
Zmiany w przepisach dotyczących e-doręczeń od 2025 roku
Od stycznia 2025 roku korzystanie z e-doręczeń stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, co oznacza, że tradycyjna forma doręczania korespondencji przez urzędy straci na znaczeniu. Wprowadzone przepisy przewidują, że każdy przedsiębiorca będzie musiał zarejestrować swoją skrzynkę doręczeń w specjalnym rejestrze, który będzie prowadzony przez Ministerstwo Cyfryzacji. Dzięki temu korespondencja elektroniczna będzie automatycznie kierowana na odpowiedni adres cyfrowy. Zmiany te mają na celu dostosowanie polskiego systemu administracyjnego do europejskich standardów, a także zwiększenie efektywności i wygody dla użytkowników. Warto podkreślić, że brak założenia skrzynki e-doręczeń może skutkować problemami w komunikacji z urzędami oraz opóźnieniami w realizacji obowiązków administracyjnych.
Jakie korzyści przynoszą e-doręczenia przedsiębiorcom?
Korzystanie z e-doręczeń wiąże się z wieloma korzyściami dla przedsiębiorców. Przede wszystkim pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, eliminując konieczność odbierania listów poleconych w urzędach pocztowych. Korespondencja elektroniczna jest dostępna w każdym momencie, co umożliwia szybkie reagowanie na wezwania i decyzje administracyjne. Kolejnym atutem jest zwiększenie bezpieczeństwa – przesyłki cyfrowe są chronione przed dostępem osób niepowołanych dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii szyfrowania. Dodatkowo e-doręczenia zmniejszają ryzyko zgubienia dokumentów czy opóźnień w dostarczaniu przesyłek. Wprowadzenie tego rozwiązania to również krok w kierunku ochrony środowiska, ponieważ ograniczenie tradycyjnej korespondencji pozwala na redukcję zużycia papieru i zasobów energetycznych.
Jak przedsiębiorcy mogą przygotować się do zmian?
Przygotowanie do wprowadzenia e-doręczeń powinno rozpocząć się od założenia konta na platformie e-doręczeń oraz rejestracji skrzynki doręczeń w dedykowanym systemie. Warto również zapoznać się z zasadami korzystania z usługi oraz upewnić się, że firma posiada odpowiednią infrastrukturę cyfrową, w tym sprzęt komputerowy oraz stabilne połączenie z internetem. Istotne jest także przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za obsługę korespondencji elektronicznej, aby mogli efektywnie korzystać z nowego systemu. Nie bez znaczenia jest także bieżące monitorowanie korespondencji i dbanie o terminowe reagowanie na przesyłane dokumenty. Wdrożenie tych działań pozwoli przedsiębiorcom na płynne przejście do korzystania z e-doręczeń, minimalizując ryzyko potencjalnych trudności.
Dlaczego cyfryzacja korespondencji jest krokiem w przyszłość?
Cyfryzacja korespondencji, w tym wprowadzenie e-doręczeń, jest nie tylko wymogiem dostosowania do współczesnych standardów technologicznych, ale także odpowiedzią na potrzeby przedsiębiorców. W dobie rosnącego znaczenia komunikacji online tradycyjne metody stają się coraz mniej efektywne. E-doręczenia pozwalają na usprawnienie codziennych procesów administracyjnych, co jest szczególnie ważne w szybko zmieniającym się środowisku biznesowym. Rozwiązanie to zwiększa także konkurencyjność polskich przedsiębiorców na rynku europejskim, gdzie elektroniczna korespondencja już od dawna jest standardem. Dla wielu firm wprowadzenie tego systemu będzie nie tylko obowiązkiem, ale także szansą na poprawę organizacji pracy i efektywności działania w przyszłości.
Więcej informacji dostępne na stronie rządowej https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/004495
Biuro Hello – Zapraszamy do zapoznania sie z naszą ofertą
Szukasz adresu dla swojej firmy? Zachęcamy do zapoznania się z przygotowaną przez nas ofertą – proponujemy kompleksową obsługę, w tym m.in. pomoc przy założeniu działalności gospodarczej, obsługę korespondencji i połączeń telefonicznych. Dla początkujących przedsiębiorców przygotowaliśmy przystępne cenowo pakiety.
Oferujemy adres wirtualny i wirtualne biura w Warszawie, Katowicach, Gdańsku i we Wrocławiu.
