Biuro serwisowane czy biuro wirtualne – co wybrać?

Osoby zaczynające przygodę z własnym biznesem rzadko decydują się od razu na wynajęcie fizycznego lokalu na długi czas z uwagi na związane z tą formą użytkowania lokalu wysokie koszty. Znacznie większą popularnością cieszą się biura serwisowane i wirtualne. Przeczytaj, czym różnią się między sobą te dwa rozwiązania i które z nich warto wybrać?

Biuro serwisowane – co to jest?

Poprzez biuro serwisowe rozumie się przestrzeń biurową gotową do rozpoczęcia pracy. Jest ona wyposażona w biurka, z których można od razu zacząć korzystać. W ramach biura serwisowanego możesz liczyć też na szereg udogodnień. Mowa tu głównie o możliwości skorzystania z urządzeń biurowych, internetu, kuchni czy sali konferencyjnej. Dużym udogodnieniem jest ryczałtowa opłata za usługę. Przedsiębiorca otrzymuje przestrzeń biurową wraz z towarzyszącą jej infrastrukturą, ale nie musi podpisywać osobnych umów np. z firmą sprzątającą.

Biura serwisowe cieszą się popularnością szczególnie wśród większych firm, które oczekują w pełni gotowej przestrzeni do pracy, ale nie chcą ponosić wysokich kosztów związanych z zakupem albo najmem i koniecznością adaptacji nieruchomości do bieżących potrzeb.

Czym charakteryzuje się biuro serwisowane?

Biura serwisowane stanowią alternatywę dla tradycyjnych biur. Wynajmując biuro serwisowane, możesz dostosować liczbę stanowisk do swoich aktualnych potrzeb. W praktyce oznacza to:

• Brak długoterminowej umowy – jest ona podpisywana na krótki okres,
• Możliwość wdrożenia w firmie pracy hybrydowej – nie wszyscy pracownicy muszą być obecni w biurze, część zespołu może pracować zdalnie,
• Jedną opłatę, którą najemca płaci co miesiąc – pozwala to zaplanować budżet bez żadnych ukrytych kosztów.

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że biuro serwisowane to same zalety, ale czy na pewno? Cena takiej usługi zwykle będzie wyższa, niż wynajmu pustej przestrzeni biurowej, ponieważ wynajmujący musi doliczyć koszty usług dodatkowych, jak ochrona lub sprzątanie. Dla części firm przeszkodą bywają ograniczenia w aranżacji lokalu. W skrajnych przypadkach może się okazać, że nie będziesz miał prawa do wprowadzania jakichkolwiek modyfikacji. Koniecznie sprawdź treść umowy przed jej podpisaniem.

Jeśli jednak potrzebujesz biura z pełną obsługą, oczekujesz profesjonalnej recepcji i chcesz mieć stały dostęp do sal konferencyjnych, a nie na godziny, będzie to ciekawy wybór.

Jak działają biura wirtualne?

Biuro wirtualne – podobnie jak biura standardowe i serwisowane – zapewnia przestrzeń do pracy. Różnica polega na tym, że biurko możesz wynająć nawet na godziny. Jest też inna możliwość, czyli zakup miesięcznego abonamentu, w ramach którego otrzymasz biurko do dyspozycji np. przez 20 godzin. To właśnie skalowalność jest jedną z głównych zalet biura wirtualnego.

Mimo że wirtualne biuro to ciekawa alternatywa dla biura serwisowanego, to trzeba pamiętać o różnicach. Decydując się na biuro wirtualne, możesz:

• Wybierać wśród dodatkowych usług – możesz przykładowo zarejestrować swoją firmę pod prestiżowym adresem lub wykupić usługę sekretarki albo skorzystać z pomocy księgowego,
• Skorzystać z biura rachunkowego – biuro wirtualne często oferuje wsparcie księgowego.
• Mieć problem z uzyskaniem dostępu do sprzętu – z reguły wirtualne biuro nie zapewnia dostępu do wszystkich urządzeń biurowych.

Współpraca z biurem wirtualnym Biuro Hello to szansa na zakup spółki prawa handlowego w atrakcyjnej cenie. Jeżeli potrzebujesz pomocy w zarejestrowaniu spółki, u nas możesz ją uzyskać.

Biura wirtualne sprawdzają się w przypadku startupów, a także przedsiębiorców, którzy działają głównie online, np. w obszarze marketingu internetowego lub projektowania stron internetowych. Wyodrębniona przestrzeń biurowa umożliwia wygodne oddzielenie życia domowego od zawodowego bez wysokich kosztów.

Borykasz się ze spadkiem efektywności w pracy? Zajrzyj na naszego bloga i przeczytaj: Jak korzystanie z wirtualnego biuro zwiększa produktywność?

Na czym polega praca w modelu coworkingu?

Od biur serwisowego i wirtualnego należy odróżnić coworking. To najbardziej elastyczna forma działania, która polega na udostępnieniu wyłącznie miejsca do pracy. Przedsiębiorca może korzystać jedynie z biurka, ale nie ma dostępu do usług sekretarskich, odbieraniu korespondencji, a tym bardziej obsługi księgowej. Model coworkingowy sprawdzi się, jeśli raz na jakiś czas potrzebujesz wyjść z domu, aby popracować w ciszy.

Biuro serwisowane a biuro wirtualne – które rozwiązanie jest droższe?

Cena korzystania z przestrzeni biurowej zależy od wielu czynników. Decydujące znaczenie ma lokalizacja biura. W prestiżowych centrach dużych miast korzystanie z lokalu będzie droższe, niż na obrzeżach metropolii. Duże znaczenie ma również standard i jakość wyposażenia wnętrz. W praktyce opłata za korzystanie z biura serwisowe często bywa wyższa, niż w przypadku biura wirtualnego, ponieważ przedsiębiorca ma dostęp do większej liczby udogodnień. Ze względu na cenę może się okazać, że nie będzie to dobre rozwiązanie dla początkujących przedsiębiorców.

Biuro serwisowane czy wirtualne – który model działania wybrać?

Zarówno biura serwisowane, jak i biura wirtualne są dedykowane przedsiębiorcom poszukującym elastycznych rozwiązań. Między ofertami takich biur istnieją jednak różnice, które nie pozostają bez wpływu na ich atrakcyjność w oczach przedsiębiorców. Na co się zdecydować – na biuro serwisowane czy może biuro wirtualne? Wybór zależy od Twoich potrzeb.

Jeżeli ze względu na prowadzoną przez Ciebie działalność konieczne jest, aby w biurze zawsze przebywał chociaż jeden pracownik, lepszym rozwiązaniem będzie biuro serwisowane. To świetne rozwiązanie dla firm pracujących w trybie stacjonarnym lub hybrydowym.

Gdy jednak chcesz np. raz lub dwa razy w miesiącu spotkać się z pracownikami i ustalić cele, w zupełności wystarczy Ci wirtualne biuro. Jeśli dopiero zaczynasz biznes i budujesz bazę klientów albo specyfika prowadzonego biznesu nie wymaga tego, abyś zawsze miał miejsce do spotkań z kontrahentami, biuro serwisowe może okazać się zbędnym wydatkiem. Wybierz biuro wirtualne, jeśli chcesz zminimalizować koszty stałe, a jednocześnie nie zależy Ci na dostępie do lokalu przez cały czas oraz prestiżowym adresie, który przyciąga klientów.