Prowadzenie biznesu wiąże się z ryzykiem kontroli podatkowej. Co zrobić w sytuacji, kiedy założyłeś firmę pod adresem biura wirtualnego? Poznaj poszczególne etapy i sposób zakończenia kontroli skarbowej.
Czego dowiesz się z tego artykułu:
- Przepisy ordynacji podatkowej przewidują kilka sposobów kontroli przedsiębiorców.
- Każda kontrola skarbowa wygląda nieco inaczej, ale możesz się do niej przygotować.
- Korzystając z usług biura wirtualnego, możesz ułatwić i przyspieszyć kontrolę skarbową.
Kiedy możesz spodziewać się kontroli skarbowej?
Przepisy ordynacji podatkowej przewidują kilka rodzajów czynności, które mogą być realizowane względem przedsiębiorcy. Każde z nich ma nieco inny cel i zakres.
Najbardziej uproszczoną postać mają czynności sprawdzające. Ich celem jest zweryfikowanie samowymiaru opodatkowania podatnika, a niekiedy także zebranie materiału dowodowego na potrzeby innego postępowania. Zasadniczo czynności sprawdzające zmierzają wyłącznie do tego, czy podatnik wykonał swoje obowiązki wynikające z przepisów podatkowych w sposób prawidłowy.
Dalej idący charakter ma kontrola podatkowa. To w jej toku weryfikowane są takie dokumenty jak faktury, rachunki i umowy zawarte z kontrahentami. O ile czynności sprawdzające nie powinny mieć dla podatnika negatywnych konsekwencji, w przypadku kontroli podatkowej mogą one wystąpić znacznie częściej.
Jeszcze innym rodzajem działań jest kontrola celno-skarbowa (niekiedy określana w skrócie kontrolą skarbową). Pozornie zbliżona do kontroli podatkowej, ma na celu zwalczanie najpoważniejszych przestępstw podatkowych – w tym karuzel VAT i oszustw podatkowych.
Prowadząc działalność gospodarczą, możesz spotkać się z każdym spośród tych postępowań. Jak wynika z danych ujawnionych przez Ministerstwo Finansów, w 2024 roku wszczęto niespełna 10 tysięcy kontroli podatkowych. Dotyczyły one nie tylko dużych przedsiębiorstw, ale także podmiotów z sektora MŚP.
Jak wygląda kontrola skarbowa w wirtualnym biurze?
Kontrola skarbowa firmy zarejestrowanej pod adresem wirtualnego biura nie odbiega od każdej innej kontroli skarbowej prowadzonej przez urzędników prowadzonej pod klasycznym adresem we własnościowym lub wynajmowanym lokalu. W pierwszej kolejności otrzymasz zawiadomienie o wszczęciu kontroli. Dowiesz się z niego m.in. w jakim zakresie Twoja działalność będzie kontrolowana. Pamiętaj, że osoba, która zgłasza się w Twojej firmie jako kontroler, musi okazać upoważnienie wymagane przepisami prawa. Bez choćby jednego elementu taki dokument będzie nieważny.
Jeśli na co dzień nie przebywasz w lokalu, który zgłosiłeś jako miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, ważne, aby ktoś odbierał za Ciebie korespondencję. Korzystając z usług biura wirtualnego Hello, możesz zlecić nam taką usługę. W zależności od wersji pakietu, jaki wykupiłeś, otrzymasz od nas:
- Informację o odebranej korespondencji na wskazany adres e-mail – pakiet Adres.
- Skany odebranej korespondencji (będą one dostępne na Twoim indywidualnym koncie w internetowym panelu klienta biura Hello) – m.in. pakiet Adres Plus.
Po zapoznaniu się z treścią zawiadomienia masz czas, aby przygotować się do kontroli, zbierając dokumentację w jednym miejscu. Ma to szczególnie duże znaczenie dla freelancerów, którzy nie korzystają z zewnętrznych usług księgowych.
Czy kontrola skarbowa musi odbyć się pod adresem wirtualnego biura?
Kontrola skarbowa może odbyć się pod adresem wirtualnego biura, choć nie jest to regułą. Wszytko zależy od tego, czy jako przedsiębiorca samodzielnie prowadzisz księgi rachunkowe, czy też korzystasz z usług biura rachunkowego.
Co do zasady kontrola skarbowa ma miejsce w siedzibie firmy podatnika (ten adres nie musi być tożsamy z adresem rejestracyjnym). Dziś wielu przedsiębiorców – być może także Ty – zleca prowadzenie księgowości. O tym, że księgi rachunkowe firmy znajdują się poza jej siedzibą, powinien zostać poinformowany urząd skarbowy. Wówczas kontrola odbędzie się w biurze rachunkowym, a nie w wirtualnym biurze.
Biuro Hello to nie tylko wirtualne biuro, ale również profesjonalne usługi księgowe. Możemy prowadzić księgi rachunkowe Twojej firmy od pierwszego dnia jej funkcjonowania – skontaktuj się z nami, aby poznać szczegóły. Nasze wirtualne biura mieszczą się w największych miastach Polski – Warszawie, Katowicach, Wrocławiu i Gdańsku.
W takiej sytuacji urzędnicy odwiedzą naszych księgowych, którzy będą reprezentowali Twoje interesy. Ty nie musisz się niczym przejmować, po zakończeniu kontroli poinformujemy Cię o jej wyniku i przekażemy protokół, który muszą udostępnić kontrolerzy (będzie one wyglądał nieco inaczej w zależności od trybu czynności).
Jak przebiega kontrola skarbowa w wirtualnym biurze?
Jeżeli kontrola skarbowa odbędzie się w wirtualnym biurze, powinieneś się do niej odpowiednio przygotować. Najlepiej, aby urzędnicy mieli do dyspozycji osobne pomieszczenie, w którym będą mogli na spokojnie zapoznać się z dokumentacją księgową. Biuro wirtualne Hello oferuje wirtualne biuro na godziny – to np. kameralne sale szkoleniowe (konferencyjne). Dzięki temu pracownicy urzędu skarbowego mogą w spokoju zapoznać się z dokumentacją.
Jako przedsiębiorca możesz (a nawet powinieneś) wziąć aktywny udział w kontroli skarbowej. W ten sposób będziesz mógł rozwiać wątpliwości kontrolerów dotyczące choćby dowodów księgowych. Każda kontrola, bez względu na miejsce jej prowadzenia, kończy się wydaniem decyzji lub wyniku kontroli. Od niekorzystnej dla Ciebie decyzji pokontrolnej możesz się odwołać (choć te możliwości również wyglądają inaczej, w zależności od rodzaju postępowania). Z reguły podatnicy, którzy korzystają z usług profesjonalnego biura rachunkowego, nie mają się czego obawiać.
Jak kończy się kontrola skarbowa?
Kontrola celno-skarbowa powinna zakończyć się przed upływem 3 miesięcy. Jej przedłużenie jest możliwe wyłącznie w uzasadnionych przypadkach. Co warto wiedzieć o zakończeniu kontroli skarbowej?
Po zakończeniu czynności kontrolnych sporządza się wynik kontroli. Podatnik w terminie 14 dni ma możliwość złożenia korekty deklaracji podatkowej w zakresie objętym kontrolą. Jeżeli w podanym terminie korekta nie zostanie złożona albo też organ skarbowy nie uwzględnił korekty, kontrola celno-skarbowa automatycznie przekształca się w postępowanie podatkowe.
Pamiętaj, że w niektórych przypadkach zamiast wyniku kontroli otrzymasz protokół kontroli. Zależy to od tego, co dokładnie było przedmiotem postępowania. Jeżeli podatnik otrzymał protokół pokontrolny, ma prawo do złożenia odwołania w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia. Brak złożenia odwołania jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na ustalenia organu podatkowego.
Kontrola skarbowa w biurze wirtualnym – czy jest się czego obawiać?
Założenie działalności gospodarczej pod adresem biura wirtualnego nie stanowi powodu do zmartwień w przypadku kontroli. Wręcz przeciwnie, otrzymujesz pakiet gotowych narzędzi, które ułatwiają współpracę z fiskusem. Skorzystaj ze wsparcia wirtualnej sekretarki, która niezwłocznie przekaże Ci zawiadomienie o planowanej kontroli, dostępu do pomieszczeń, a nawet usług biura rachunkowego.
