Czy wirtualne biuro jest legalne?

Wirtualne biuro jest popularnym wyborem zarówno wśród początkujących przedsiębiorców, jak i firm o ugruntowanej pozycji na rynku, które szukają sposobów na optymalizację kosztów lub ekspansję na nowe rynki. Popularność tego rozwiązania to jedno, a co ze zgodnością z przepisami? Wyjaśniamy, czy wirtualne biuro jest legalne.

Wirtualne biuro – czy to legalne w świetle orzecznictwa

Naczelny Sąd Administracyjny wydał w 2014 roku orzeczenie (sygn. II FSK 3549/13), w którym potwierdził, że w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. wirtualnych biur czy biur coworking (dzielonych). W związku z tym, jako adres firmy można bez obaw podać adres wirtualnego biura, z którym podpisana zostanie stosowna umowa.

A co z rejestracją przedsiębiorcy jako podatnika VAT? Pod tym względem wśród rozstrzygnięć sądów również dominują stanowiska sprzyjające osobom prowadzącym własny biznes. Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z dnia 14 lipca 2016 r., sygn. I SA/Kr 516/16, korzystanie z usług biura wirtualnego nie może samo w sobie stanowić przyczyny odmowy rejestracji firmy jako podatnika VAT.

Kluczowe znaczenie dla legalności prowadzonego biznesu ma tytuł prawny do lokalu, który będzie podawany w rejestrach urzędowych. Tym tytułem jest umowa najmu lub korzystania z pomieszczenia (pomieszczeń). Aby nie narazić się na zarzut, że usługa polega wyłącznie na udostępnieniu adresu, upewnij się, że kontrakt w sposób precyzyjny określa:

• powierzchnię lokalu,
• elementy wyposażenia,
• zasady współpracy, w tym odbioru korespondencji,
• ramy korzystania z lokalu najemcy.

Jednoosobowa działalność gospodarcza odprowadza podatek dochodowy oraz podatek VAT do urzędu skarbowego zgodnego z miejscem zamieszkania jako osoby fizycznej. Zmiana adresu prowadzenia działalności nie spowoduje, że właściwy urząd skarbowy zmieni się lub będzie zależny od lokalizacji wirtualnego biura.

Jeśli chodzi o spółki, obecnie sądy rejestrowe nie weryfikują, czy wnioskodawca faktycznie dysponuje tytułem prawnym do podanego lokalu.

Wirtualne biuro a kontrole urzędu skarbowego

Warto pamiętać, że urzędy skarbowe mogą mieć mniejsze zaufanie do firm korzystających z usług wirtualnego biura, które działają w określonych branżach, w tym paliwowej, finansowej i złomowej. Przed podpisaniem umowy z firmą oferującą usługi wirtualnego biura, warto dokładnie zapoznać się z warunkami umowy, a ewentualne wątpliwości skonsultować z radcą prawnym lub adwokatem.

Jako przedsiębiorca prowadzący działalność w biurze wirtualnym teoretycznie możesz liczyć się z regularnymi kontrolami, ale nie musi tak być. Korzystanie z outsourcingu staje się coraz popularniejszą alternatywą dla klasycznego najmu lub zakupu nieruchomości i rzadko już zdarza się, aby takie rozwiązanie budziło wątpliwości fiskusa, jeśli nie pracujesz we „wrażliwym” sektorze.

W zależności od zakresu działań urzędu skarbowego możesz spotkać się z:

• czynnościami sprawdzającymi,
• kontrolą podatkową,
• kontrolą celno-skarbową.

Upewnij się, że odebrałeś zawiadomienie o kontroli, aby móc się do niej przygotować. W zależności od Twoich ustaleń z biurem rachunkowym dokumentacja księgowa będzie przechowywana przez Ciebie lub księgowość. W tym drugim przypadku wystarczy, że wskażesz urzędnikom biuro księgowe, które opiekuje się Twoim biznesem.

Chcesz dowiedzieć się więcej o kontroli podatkowej w biurze wirtualnym? Sprawdź nasz artykuł: Wirtualne biuro a kontrola skarbowa – co trzeba wiedzieć?

Wirtualne biuro a procedury AML

Pamiętaj, że każde biuro wirtualne ma status instytucji obowiązanej zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 16 lit. c ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, jeżeli zapewnia adres lub inne pokrewne usług na rzecz jednostki organizacyjnej lub osoby prawnej. Oznacza to konieczność wdrożenia procedur AML.

Dla spółek korzystających z usług biura wirtualnego w praktyce oznacza to tyle, że zostają poddane procedurze Know Your Customer tak, aby zachować transparentność względem dostawcy usług. W żaden sposób nie ogranicza to jednak możliwości prowadzenia działalności gospodarczej.

Jak wybrać biuro wirtualne dopasowane do swoich potrzeb?

Na rynku istnieje wiele firm oferujących usługi wirtualnego biura, dlatego warto poświęcić trochę więcej czasu i wybrać najlepszą ofertę zarówno cenową, jak i dotyczącą lokalizacji. Należy zwrócić uwagę na szczegóły, takie jak dostępność biura dla klientów czy terminowość przy odbiorze lub przekazaniu poczty. Przy długoterminowej współpracy niedopatrzenia mogą okazać się dość kłopotliwe, a umowa jest zwykle podpisywana na czas określony. Warto wybrać do współpracy biuro wirtualne, które oferuje również usługi księgowe i pomoc prawną. Dzięki temu otrzymujesz kompleksowe wsparcie w biznesie.