Obsługa korespondencji jest integralną częścią prowadzenia własnego biznesu. Umowy z kontrahentami, listy urzędowe, korespondencja sądowa – tym wszystkim musiałbyś zajmować się na własną rękę. Na szczęście większość biur wirtualnych oferuje obsługę korespondencji. Jak to działa i na co zwrócić uwagę?
Czego dowiesz się z tego artykułu:
- Na czym polega zarządzanie korespondencją w wirtualnym biurze?
- Jak w praktyce wygląda odbiór korespondencji przez wirtualną sekretarkę?
- Dlaczego warto skorzystać z usługi skanowania korespondencji?
- Czy zarządzanie korespondencją przez wirtualne biuro jest bezpieczne?
Dlaczego odbiór korespondencji pod wirtualnym adresem się przydaje?
Jeśli dopiero zaczynasz prowadzenie własnego biznesu, najprawdopodobniej nie możesz pozwolić sobie na wynajem lokalu i pracowników administracyjnych. Oznacza to, że obsługa korespondencji, wykonywania połączeń i pozostałe formy kontaktu z klientami i urzędami spoczywają na Twoich barkach.
Jeśli jednak pracujesz w terenie lub bezpośrednio u klienta, nadzorowanie obiegu listów bywa trudne, a nieodebrane awizo powoduje, że list wraca do nadawcy. Na szczęście można rozwiązać ten problem w prosty sposób.
Biura wirtualne oferują nie tylko pokoje cichej pracy, przestrzeń do coworkingu i sale wykładowe, ale również sprawnie działający sekretariat. Wykwalifikowany pracownik odbierze listy kierowane do Ciebie, a Ty otrzymasz stosowną informację. To duża wygoda i pewność tego, że żadna korespondencja nie zginie, ale też nie wróci do nadawcy.
Odbiór poczty w wirtualnym biurze to wygodne rozwiązanie dla:
- freelancerów,
- startupów,
- pracowników na umowach B2B, którzy mogą pozwolić sobie na pracę zdalną,
- przedsiębiorców, którzy ze względu na rozproszoną strukturę organizacyjną nie mają jednej siedziby fizycznej dla firmy.
Zapomnij o przekierowywaniu poczty na adres domowy. Zapoznaj się z listami wtedy, kiedy chcesz dzięki usłudze skanowania i umieszczania zawartości poczty w portalu, do którego tylko Ty masz dostęp.
Jak wygląda odbiór korespondencji w wirtualnym biurze?
Zasada działania wirtualnego sekretariatu jest bardzo prosta. Osoba zajmująca się administracją przyjmuje w imieniu firmy kierowane do niej:
- listy,
- przesyłki polecone,
- przesyłki kurierskie,
- urzędowe dokumenty.
Cała korespondencja jest przechowywana bezpośrednio pod adresem biura wirtualnego, skąd możesz odebrać ją w dogodnym momencie. Adresat jest też powiadamiany o poczcie, więc wie, kiedy powinien się po nią zgłosić. Decydując się na taką usługę, upewnij się, że odbiór korespondencji jest realizowany z zachowaniem najwyższych standardów ochrony danych osobowych. Nie może dochodzić do sytuacji, w których list zostanie otwarty przez nieuprawnioną osobę lub pozostawiony w miejscu, do którego dostęp mają osoby trzecie.
Odbiór korespondencji w Biurze Hello – na co warto zwrócić uwagę?
W Biurze Hello dostęp do wirtualnego sekretariatu otrzymujesz w każdym pakiecie – Adres, Adres Plus, Biuro Standard, Biuro Plus. Korespondencja jest odbierana i oczekuje na adresata, który niezwłocznie otrzymuje powiadomienie w formie wiadomości e-mail.
W pakietach Adres Plus, Biuro Standard i Biuro Plus dodatkowo dostępna jest usługa skanowania poczty i umieszczania jej w Panelu Klienta. To wydzielona część serwera, do którego masz dostęp przez całą dobę 7 dni w tygodniu. Z Panelem Klienta możesz zapoznać się z treścią korespondencji bez konieczności osobistego zjawiania się w biurze wirtualnym.
| Funkcja | Adres | Adres Plus | Biuro Standard | Biuro Plus | Skrytka pocztowa |
|---|---|---|---|---|---|
| Rejestracja firmy na adresie | tak | tak | tak | tak | nie |
| Odbiór i przechowywanie korespondencji | tak | tak | tak | tak | tak |
| Odbiór przesyłek kurierskich | — | — | tak | tak | — |
| Powiadomienie e-mail | tak | tak | tak | tak | tak |
| Panel Klienta 24/7 | tak | tak | tak | tak | — |
| Skanowanie korespondencji | nie | tak | tak | tak | nie |
Nasze usługi idą o krok dalej – klientom Biura Hello umożliwiamy wykupienie usługi wysyłki korespondencji lub nadania paczki pocztowej w urzędzie pocztowym. Dzięki temu dbasz o obieg korespondencji, ale nie musisz się w niego osobiście angażować.
Dowiedz się wiecej na temat pakietów w oferice Biuro Hello
Czy odbiór korespondencji w biurze wirtualnym jest bezpieczny?
Przedsiębiorcy często wahają się przed skorzystaniem z usługi zarządzania korespondencją w obawie przed naruszeniem prywatności lub bezpieczeństwa cyfrowego plików uploadowanych na serwer. W dobie rosnącego zagrożenia ze strony cyberprzestępców są to obawy całkowicie racjonalne, dlatego w Biurze Hello podejmujemy niezbędne działania zaradcze.
Przede wszystkim opracowaliśmy procesy obiegu korespondencji, które gwarantują zgodność z RODO. Dane, które są skanowane i umieszczane w Panelu Klienta, przez cały czas pozostają należycie zabezpieczone aż do momentu ich usunięcia. Do Panelu Klienta dostęp ma wyłącznie przedsiębiorca, który samodzielnie ustawia dane do logowania. Współpracując z nami, masz pewność, że dane Twoich pracowników i kontrahentów są całkowicie bezpieczne.
Zastanawiasz się, czy biuro wirtualne jest bezpiecznie? – Wyjaśniamy to w tym wpisie
Kiedy wybrać usługę wirtualnego biura z odbiorem korespondencji?
Wirtualne biuro stanowi wygodną alternatywę dla przedsiębiorców, którzy na co dzień nie potrzebują długotrwałego wynajmu powierzchni. Jest dużo tańsze i daje ogromną elastyczność działania, ponieważ za przestrzeń do pracy płacisz tylko wtedy, kiedy jej potrzebujesz.
Co więcej, umowy trwające nie dłużej niż 1 rok pozwalają adaptować się do zmieniającej się sytuacji na rynku. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zmienić pakiet na większy, wybrać inną lokalizację dla firmy lub wykupić usługi dodatkowe jak obsługa prawna lub księgowa Twojego biznesu.
Sprawdź usługi biura wirtualnego w Biurze Hello
Biuro Hello oferuje aż cztery różne lokalizacje dla Twojego biznesu. Możesz wynająć pomieszczenie i adres wirtualny dla firmy w Warszawie, Katowicach, Wrocławiu i Gdańsku. Oferujemy umowy na okres od 3 do 12 miesięcy i preferencyjne warunki dla nowych klientów.
Przekonaj się sam, że obsługa korespondencji po prostu się opłaca. Zyskaj dodatkowy czas na to, co dla Ciebie ważne i nie przegap żadnego listu!
Tak, ale wymaga to pełnomocnictwa pocztowego. Pisma z postępowań sądowych, administracyjnych i podatkowych są nadawane na zasadach szczególnych — w ich przypadku zwykłe pełnomocnictwo nie wystarczy i przesyłka nie zostanie wydana. Pełnomocnictwo pocztowe udziela się osobiście w placówce pocztowej, okazując dokument tożsamości. Część operatorów dopuszcza też formę elektroniczną z podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym.
Nieodebrana przesyłka czeka w placówce 14 dni, a adresat jest w tym czasie awizowany dwukrotnie. Po upływie terminu pismo uznaje się za doręczone, nawet jeśli fizycznie nikt go nie odebrał — i od tej daty biegną terminy na odwołanie czy odpowiedź. Fikcja doręczenia nie działa tylko wtedy, gdy samo awizowanie było wadliwe.
