Nota korygująca a nota księgowa – poznaj różnice

Kiedy ma zastosowanie nota korygująca?

Jak sama nazwa wskazuje, nota korygująca służy do skorygowania błędnie wystawionej faktury. Sytuacje, kiedy będziesz mógł wykorzystać notę korygującą, zostały wymienione w art. 106k ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług.  Jeżeli skorygowania wymaga:

• data wystawienia faktury
• numer identyfikujący fakturę
• dane czy adresy zamieszkania podatnika i nabywcy towarów lub usług
• numer NIP podatnika lub nabywcy towarów czy usług
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów (usług)
• data otrzymania zapłaty – jeżeli została ona określona i różni się od daty wystawienia faktury
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi

To – jako nabywca – możesz wystawić notę korygującą. Jednocześnie samo wystawienie noty nie wystarczy – musisz zdobyć jeszcze akceptację wystawcy faktury. W praktyce wystarczy, że wyślesz ją wystawcy. Gdy błąd dotyczy np. stawki podatku czy ceny jednostkowej towaru (usługi), to wystawienie noty korygującej jest niedopuszczalne. Inaczej mówiąc, ta forma ma zastosowanie tylko w niektórych sytuacjach.

Kiedy można wystawić notę księgową?

Od noty korygującej należy odróżnić notę księgową – notę obciążeniową czy notę obciążeniowo-uznaniową. To dokument rozliczeniowy, dla którego charakterystyczne jest to, że można go wykorzystać wówczas, gdy transakcja nie podlega VAT. Jako przedsiębiorca możesz wykorzystać notę księgową, aby:

• Obciążyć nierzetelnego kontrahenta karą umowną lub odsetkami od zobowiązań, które nie zostały opłacone przez niego w terminie.
• Dokonać rozliczenia w postaci np. zwrotu poniesionych kosztów.
• Obciążyć pracownika np. karą.

Nota księgowa nie jest równoznaczna z fakturą. Inaczej mówiąc, nie można tym dokumentem zastąpić faktury. Jako przedsiębiorca nie masz też pełnej dowolności przy jej wystawianiu – dokument ten musi zawierać szereg informacji sprecyzowanych w art. 21 ustawy o rachunkowości. To m.in.: określenie stron wraz z ich adresami, opis operacji czy wartość operacji. Jeżeli wystawiasz notę księgową, powinieneś to zrobić w dwóch egzemplarzach oraz złożyć na nich podpis.