Nota korygująca a nota księgowa – poznaj różnice

Biurohello nota obciążeniowa Nota korygująca a nota księgowa – poznaj różnice

Wystawiając faktury, przedsiębiorcy z reguły korzystają z programów do fakturowania. Niestety, nie zawsze pozwala to uchronić się przed błędami. Czasem konieczne jest też udokumentowanie transakcji nieopodatkowanych VAT. Właśnie do tego służą noty – korygująca i księgowa.

Kiedy ma zastosowanie nota korygująca?

Jak sama nazwa wskazuje, nota korygująca służy do skorygowania błędnie wystawionej faktury. Sytuacje, kiedy będziesz mógł wykorzystać notę korygującą, zostały wymienione w art. 106k ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. 
Jeżeli skorygowania wymaga:
    • data wystawienia faktury,
    • numer identyfikujący fakturę,
    • dane czy adresy zamieszkania podatnika i nabywcy towarów lub usług,
    • numer NIP podatnika lub nabywcy towarów czy usług,
    • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów (usług),
    • data otrzymania zapłaty – jeżeli została ona określona i różni się od daty wystawienia faktury,
    • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
to – jako nabywca – możesz wystawić notę korygującą. Jednocześnie samo wystawienie noty nie wystarczy – musisz zdobyć jeszcze akceptację wystawcy faktury. W praktyce wystarczy, że wyślesz ją wystawcy.
Gdy błąd dotyczy np. stawki podatku czy ceny jednostkowej towaru (usługi), to wystawienie noty korygującej jest niedopuszczalne. Inaczej mówiąc, ta forma ma zastosowanie tylko w niektórych sytuacjach.
 

Interesują Cię usługi księgowe? Pełna księgowość czy prowadzenie księgowości jednoosobowych firm nie ma przed nami tajemnic – zobacz, jak możemy Ci pomóc.

Kiedy można wystawić notę księgową?

Od noty korygującej należy odróżnić notę księgową – notę obciążeniową czy notę obciążeniowo-uznaniową. To dokument rozliczeniowy, dla którego charakterystyczne jest to, że można go wykorzystać wówczas, gdy transakcja nie podlega VAT. Jako przedsiębiorca możesz wykorzystać notę księgową, aby:
    • Obciążyć nierzetelnego kontrahenta karą umowną lub odsetkami od zobowiązań, które nie zostały opłacone przez niego w terminie.
    • Dokonać rozliczenia w postaci np. zwrotu poniesionych kosztów.
    • Obciążyć pracownika np. karą.
Nota księgowa nie jest równoznaczna z fakturą. Inaczej mówiąc, nie można tym dokumentem zastąpić faktury. Jako przedsiębiorca nie masz też pełnej dowolności przy jej wystawianiu – dokument ten musi zawierać szereg informacji sprecyzowanych w art. 21 ustawy o rachunkowości. To m.in.: określenie stron wraz z ich adresami, opis operacji czy wartość operacji. Jeżeli wystawiasz notę księgową, powinieneś to zrobić w dwóch egzemplarzach oraz złożyć na nich podpis.
Podsumowując: noty korygująca i księgowa to dokumenty, które mają zastosowanie w różnych sytuacjach.