Prowadzenie własnej firmy wiąże się z koniecznością poszukiwania i obsługi klientów chętnych do skorzystania z Twoich usług. Kiedy jednak pracujesz, nie jesteś w stanie zadbać o realizację czynności administracyjnych potrzebnych do sprawnego działania biznesu. Warto w tym celu wykorzystać wirtualny sekretariat z możliwością odbierania połączeń telefonicznych. Co to takiego i dlaczego Twoja firma potrzebuje tej usługi?
Czego dowiesz się z tego artykułu:
- Wirtualne sekretariaty to doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorców działających zdalnie lub w terenie.
- Odbieranie połączeń telefonicznych można wykorzystać na wiele różnych sposobów – poznaj te najważniejsze!
- Korzystając z usług wirtualnego sekretariatu, możesz znacząco obniżyć wydatki w porównaniu z klasycznym najmem lokalu i zatrudnieniem etatowej sekretarki.
Jak działają wirtualne sekretariaty?
Wirtualny sekretariat to usługa polegająca na zapewnieniu obsługi korespondencyjnej firmy. Z reguły obejmuje odczytywanie wiadomości wysyłanych mailowo lub za pośrednictwem kanałów social media, a także odbieranie połączeń przychodzących, ewentualnie również wykonywanie połączeń wychodzących. Wirtualne sekretariaty bardzo często stanowią część usługi wirtualnego biura lub wirtualnego adresu i są nieocenione dla firm, które nie dysponują własnym lokalem i pracownikami, którzy mogliby przejąć funkcje sekretarskie.
Do czego wykorzystać usługę odbierania połączeń telefonicznych
Obsługa klientów firmy to nie tylko świadczenie konkretnych usług, którymi zajmuje się przedsiębiorca. To także udzielanie informacji dotyczących kontaktu, cennika oraz umawianie spotkań. Wszystko po to, aby Twoja baza klientów systematycznie się zwiększała, zapewniając stały przepływ pieniędzy. Jak wykorzystać usługi świadczone przez wirtualny sekretariat telefonicznie?
Umawianie spotkań
Podstawową funkcją połączeń w wirtualnym sekretariacie jest umawianie spotkań z klientami. To niezastąpiona usługa dla przedsiębiorców korzystających jednocześnie z wynajmowanej przestrzeni biurowej i wirtualnego adresu. Recepcjoniści posługują się nazwą Twojej firmy, dzięki czemu stopniowo budujesz swój wizerunek i rozpoznawalność, Twoja firma przestaje być anonimowa. W dobie silnej konkurencji jest to szczególnie ważne.
Pracownik recepcji może umówić spotkanie na dogodny dla Ciebie dzień i godzinę, ponieważ wie, w jakiej lokalizacji masz wykupioną usługę biura wirtualnego.
Warto z wyprzedzeniem sprawdzić w umowie, ile minut rozmów miesięcznie obejmuje dany abonament. Jeśli liczysz na spory odzew rynku, ponieważ właśnie uruchomiłeś nową kampanię w sieci, warto zadbać, aby było to przynajmniej 60 minut lub więcej.
Przekazywanie informacji
Kolejną funkcją obsługi połączeń telefonicznych jest przekazywanie informacji dotyczących działalności gospodarczej. Mogą one dotyczyć np. wskazówek dojazdu do wirtualnego biura, szczegółów dotyczących cennika lub oferty. Warto wybrać do współpracy firmę, która umożliwia skonfigurowanie nietypowych skryptów, wykraczających poza podanie informacji dotyczących jedynie godzin otwarcia biura i umówienia spotkania.
Część firm oferujących wirtualną przestrzeń biurową rozbudowuje swoje usługi, m.in. o możliwość odbierania połączeń w obcym języku lub przekazywanie skróconej transkrypcji ze spotkania na portal klienta dostępny online albo bezpośrednio na adres e-mail.
Indywidualny numer telefonu
Dodatkową korzyścią dla firmy, która korzysta z obsługi połączeń telefonicznych, jest dostęp do indywidualnego numer telefonu stacjonarnego lub komórkowego, który możesz udostępnić na materiałach marketingowych, np. wizytówkach, stronie internetowej lub billboardach. Co więcej, zawsze masz pewność, że telefon do Twojej firmy zostanie odebrany, a klient, należycie obsłużony. Niewiele rzeczy irytuje silniej, niż brak możliwości kontaktu z biurem lub uruchamianie się automatycznej sekretarki!
„Własny” numer telefonu w usługi ramach wirtualnego adresu to też niższe koszty, ponieważ nie musisz podpisywać samodzielnie kolejnej umowy z operatorem telekomunikacyjnym. Po prostu zostaje do Ciebie przydzielony numer, który został już zarezerwowany w ramach umowy przez usługodawcę.
W jaki sposób obsługa połączeń telefonicznych współgra z wirtualnym sekretariatem?
Obsługa połączeń przychodzących może być oferowana samodzielnie, ale znacznie częściej wykupisz ją w ramach wirtualnego sekretariatu. To usługa adresowana przede wszystkim do przedsiębiorców, którzy nie chcą wynajmować lub kupować lokalu na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, ale wybierają bardziej elastyczne rozwiązania, pozwalające na lepsze dopasowanie się do dynamiki rynku. Typowe usługi wchodzące w skład wirtualnego sekretariatu obejmują:
- Przydzielenie adresu na potrzeby rejestracji firmy lub jej oddziału,
- Odbiór i przechowywanie korespondencji oraz przesyłek kurierskich,
- Skanowanie odebranej korespondencji i umieszczanie jej w przestrzeni chmurowej (panelu klienta) albo przesyłanie na wskazany adres e-mail.
Korzystając z usług wirtualnej sekretarki, zapewniasz swoje firmie pełną obsługę administracyjną bez konieczności ponoszenia rosnących kosztów zatrudnienia.
Cena obsługi połączeń w wirtualnym sekretariacie vs koszty pracownika etatowego
Czynnikiem, który przeważa na korzyść wyboru usługi odbioru połączeń telefonicznych względem zatrudnienia pracownika, są przede wszystkim koszty. Z uwagi na utrzymujący się trend szybko rosnącego wynagrodzenia minimalnego, przedsiębiorcy borykają się ze spiralą rosnących kosztów stałych. Na początku 2024 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosiło 4242 zł, zaś rok później już 4666 zł. Począwszy od 2026 roku, najniższa krajowa pensja ma wzrosnąć do 4806 zł brutto.
Jako pracodawca musisz wypłacać pracownikowi wynagrodzenie co miesiąc, a przecież potrzebujesz jeszcze lokalu, w którym zorganizujesz mu stanowisko pracy i będziesz mógł przyjmować klientów. W praktyce stałe koszty działalności gospodarczej nawet w sprzyjających warunkach sięgną przynajmniej 10 tysięcy złotych miesięcznie. Tyle musisz zarobić, aby „wyjść na zero”.
Decydując się na telefoniczną obsługę swojej działalności przez wirtualny sekretariat, wydajesz od kilkudziesięciu do maksymalnie 300-400 zł miesięcznie. To ułamek kosztów stałych przy wynajmowanym lokalu i umowie o pracę dla jednej osoby. Już na pierwszy rzut oka oszczędność finansowa jest ogromna, a przecież, jeśli swoją działalność wykonujesz głównie w terenie, raczej nie wykorzystasz potencjału własnego lokalu.
Jak działa wirtualny sekretariat w Biurze Hello? Poznaj dostępne pakiety
Biuro Hello świadczy kompleksowe usługi z zakresu wirtualnej obsługi przedsiębiorców. Dostarczamy przestrzeń biurową oraz profesjonalną obsługę sekretariatu, która zajmie się administracyjną stroną Twojego biznesu. Pomagamy przy zakładaniu działalności gospodarczej oraz księgowości. Korzystając z naszych usług, możesz wybrać jedną z czterech prestiżowych lokalizacji w Warszawie, Gdańsku, Wrocławiu i Katowicach.
