Tradycyjny wynajem biura czy biuro wirtualne — wady i zalety rozwiązań

Część osób, która rozważa zarejestrowanie działalności gospodarczej, wzbrania się przed podjęciem takiej decyzji przed obawą o brak dostępu do lokalu służącego do obsługi klientów i spotkań biznesowych. Czy takie biuro można zastąpić wirtualnym adresem – jakie są wady i zalety obu rozwiązań? Wyjaśniamy, które z nich i kiedy warto wybrać.

Czego dowiesz się z tego artykułu:

• Zarówno klasyczny wynajem lokalu, jak i biura wirtualne to rozwiązania, które cieszą się dużym zainteresowaniem przedsiębiorców.
• Fizyczny najem lokalu pomaga budować wizerunek organizacji, ale jest znacznie droższy i mniej elastyczny.
• Biuro wirtualne to świetne rozwiązanie na start dla początkujących firm – tani, wszechstronny lokal w prestiżowej lokalizacji wyróżni Cię na tle konkurencji.

Koszty korzystania z lokalu

Zagadnieniem, które nurtuje większość firm, są koszty związane z korzystaniem z lokalu komercyjnego. W przypadku najmu lub zakupu są one wysokie, znacznie wyższe niż dla lokali mieszkalnych o porównywalnej powierzchni. Wynika to z faktu, że nieruchomość z założenia ma służyć generowaniu dochodu, więc sprzedający albo wynajmujący są w stanie uzyskać za nie atrakcyjną cenę (czynsz). W przypadku zakupu, w wielu przypadkach konieczne będzie zaciągnięcie kredytu hipotecznego, jako formy finansowania inwestycji. W praktyce koszty takiej nieruchomości często wynoszą kilkaset tysięcy złotych lub więcej, w zależności od lokalizacji, powierzchni, standardu wykończenia i wielu innych czynników.

Jeśli chodzi o najem, koszty będą znacznie niższe, ale z drugiej strony wynajmujący często usiłują związać najemcę kontraktem na długi czas określony. Taki kontrakt jest trudno rozwiązać, a przecież czynsz trzeba płacić niezależnie od obrotu. Szczególnie w centrach dużych miast może on osiągać znaczną wysokość.

W przypadku najmu biura wirtualnego przedsiębiorca po prostu wybiera interesującą go lokalizację i zawiera z firmą dysponującą prawem do nieruchomości umowę o korzystanie z wybranego lokalu. Zazwyczaj koszty oscylują w okolicach kilkudziesięciu złotych miesięcznie, a sam kontrakt jest podpisywany na kilka, góra kilkanaście miesięcy, więc nie wiąże firmy w razie zmiany obszaru działalności. Wiele firm oferujących usługi biura wirtualnego pozwala na wybór jednego z kilku pakietów, więc przedsiębiorca może wygodnie zarządzać kosztami.

Elastyczność działania

Zakres tradycyjnego wynajmu komercyjnego z reguły jest szczegółowo określany w umowie. Ma to szczególnie duże znaczenie w przypadku działalności usługowej, gdzie często pojawia się konieczność zaadaptowania nieruchomości do bieżących potrzeb przedsiębiorcy. W przypadku freelancerów prowadzących JDG zmiany w obrębie nieruchomości są potrzebne rzadko, ale z drugiej strony przedsiębiorca na czas podpisania umowy jest związany z daną nieruchomością, zatem elastyczność jego biznesu jest ograniczona.

W przypadku biur wirtualnych znacznie łatwiej jest skalować koszty związane z dostępem do przestrzeni biurowej. Możesz korzystać z niej wtedy, kiedy jest Ci potrzebna, ograniczając wydatki do niezbędnego minimum. Jeśli chcesz, aby Twoja działalność rozwijała się dynamicznie, a zysk wolisz reinwestować, zamiast przeznaczać na koszty stałe, biuro wirtualne będzie lepszym wyborem.

Legalność działania biur wirtualnych

Jeszcze kilka lat temu biura wirtualne znajdowały się na celowniku urzędów skarbowych. Fiskus wskazywał, że przedsiębiorca, który jak adres prowadzenia działalności gospodarczej wskazuje adres wirtualnego biura, nie powinien otrzymać numeru NIP. Problemy pojawiały się także w kwestii rejestracji podatników VAT. Wszystko zmieniło się wraz z wydaniem orzeczeń sądów administracyjnych – wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 7 sierpnia 2013 r. w sprawie o sygn. akt I SA/Łd 436/13 oraz wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 5 sierpnia 2014 r. w sprawie o sygn. akt II FSK 3549/13.

W przywołanych judykatach wskazano między innymi, że nie jest kompetencją organu podatkowego badanie, czy trudności z doręczeniem listów bądź przeprowadzeniem kontroli skarbowej w przyszłości wystąpią. Co więcej, sądy wskazały, że przeszkodą do rejestracji podmiotu gospodarczego nie może być to, że pod danym adresem jest już zarejestrowanych kilkanaście (a niekiedy nawet kilkadziesiąt) innych spółek, a także, czy w danej lokalizacji faktycznie wykonywane są funkcje zarządcze.

Obecnie wątpliwości urzędów skarbowych co do legalności biur wirtualnych zdarzają się już sporadycznie. Jeśli więc obawa przed konsekwencjami prawnymi, możesz śmiało rejestrować JDG lub nawet spółkę prawa handlowego.

Możliwość wykorzystania lokalu stacjonarnego vs. biuro wirtualne

Wiele osób nadal uważa, że biura wirtualne to „fikcyjne adresy”, gdzie nie ma wiele więcej ponad biurko, więc takie miejsce nie nadaje się do prowadzenia działalności gospodarczej. W praktyce wygląda to zupełnie inaczej. Dzisiaj takie usługi jak te, które świadczy Biuro Hello, pozwalają na równie dużą elastyczność, co klasyczny lokal ze sprawnie działającym sekretariatem. Biuro wirtualne to nie tylko gabinet lub sala konferencyjna. To także pełna obsługa poczty, połączeń przychodzących, spotkań, zapewnienie numeru telefonu oraz dostęp do panelu klienta online.

Teraz nie musisz już zatrudniać sekretarki do prostych prac administracyjnych, ponieważ obsługa biura wirtualnego zrobi dokładnie to samo, ale bez stałych kosztów związanych z umową o pracę.

Kto powinien decydować się na tradycyjny najem, a kiedy wybrać biuro wirtualne?

Najem w klasycznym rozumieniu tego określenia może okazać się praktyczny rozwiązaniem dla dojrzałych organizacji. Takich, które mają już zbudowaną obszerną bazę klientów i zapewniony przepływ kapitału. W przypadku takich przedsiębiorstw wynajmowany lokal stanowi przejaw prestiżu i należy go rozpatrywać w kontekście wizerunkowym. Wydatki związane z obsługą najmu najprawdopodobniej będą wysokie, zwłaszcza jeżeli firma chce utrzymywać równolegle kilka lokali.

Z kolei wynajem biura wirtualnego to dobre rozwiązanie dla freelancerów oraz spółek na początku drogi biznesowej. Taką możliwość docenią przedsiębiorcy, którzy szukają sposobu na optymalizację wydatków i chcą je ograniczyć, nie rezygnując jednocześnie z rozwoju. Biuro wirtualne może okazać się trafioną inwestycją także dla w pełni dojrzałej firmy, która chce wybadać lokalny rynek, ponieważ pozwala stworzyć „filię” bez konieczności angażowanie znacznych środków.