Samodzielne prowadzenie działalności gospodarczej to duże wyzwanie, niezależne od tego, czy działasz na rynku jako spółka prawa handlowego, czy jednoosobowa działalność gospodarcza. Decydując się na współpracę z wirtualną sekretarką, możesz zdjąć z siebie ciężar wielu czynności o charakterze organizacyjnym i technicznym. W jaki sposób wirtualna sekretarka wspiera Twoją firmę i kiedy warto decydować się na taką usługę?
Kim jest wirtualna sekretarka?
Wirtualna sekretarka, nazywana też wirtualną asystentką, jest zdalnym współpracownikiem Twojej organizacji. Takim, który może pracować z dowolnego miejsca na świecie, więc nie musisz zapewniać mu miejsca w biurze, ani w pełni wyposażonego stanowiska pracy. Firma korzystająca z pomocy asystenta online nie ponosi typowych kosztów związanych z zatrudnieniem, a jedynie opłaca wystawioną fakturę na analogicznej zasadzie, jak koszty usług IT, czy oprogramowania SaaS.
Wirtualni asystenci są szczególnie przydatni w przypadku biznesów działających online. Nawet jeśli nie prowadzisz fizycznie biura, ale obsługujesz swoich klientów bezpośrednio z domu, nadal potrzebujesz wykonać sporą ilość pracy administracyjnej.
Usługa wirtualnej sekretarki od strony finansowej – jak to wygląda?
Możesz spotkać się z różnymi modelami świadczenia usług asystenckich online. Najczęściej zetkniesz się z rozliczeniem godzinowym lub zadaniowym. Oba systemy mają tę zasadniczą zaletę, że nie obciążają finansowo przedsiębiorcy tak, jak umowa o pracę. Płacisz za faktycznie wykonane czynności, a nie spędzony w biurze.
W większości nie ma potrzeb, aby przedsiębiorca korzystał z usług wirtualnej asystentki w wymiarze 160 godzin w miesiącu, czyli pełnego etatu. Znacznie częściej jest to kilka albo kilkanaście godzin miesięcznie. Korzystając z usług Biura Hello, sam ustalasz, w jakim wymiarze będziesz korzystał z usług pomocnika. Możesz więc z góry obliczyć, jaki koszt poniesiesz.
Czym zajmuje się wirtualna sekretarka – poznaj przykładowe zadania
Z pewnością zauważyłeś, że oprócz wykonywania czynności typowych dla przedmiotu swojej działalności gospodarczej, poświęcasz mnóstwo czasu na działania administracyjne i reklamowe. Kiedy je realizujesz, de facto nie zarabiasz pieniędzy, więc firma generuje mniejsze obroty, niż byłoby to możliwe. Zakres zadań wirtualnej sekretarki w dużej mierze zależy od tego, czym zajmuje się Twoja firma. Poniżej znajdziesz kilka przykładowych obszarów, w których wsparcie administracyjne często okazuje się nieodzowne.
Wsparcie marketingu
Pomoc w działaniach marketingowo-sprzedażowych najczęściej obejmuje prowadzenie kont w mediach społecznościowych na takich portalach, jak Facebook, czy Instagram. Dzisiaj jest to metoda promocji i kontaktu z odbiorcami towarów lub usług częściej wybierana, niż klasyczna strona internetowa.
Wirtualna sekretarka może zająć się też obsługą kont sprzedażowych w serwisach marketplace (np. Allegro), a także tworzeniem prostych grafik lub treści, które następnie zostaną umieszczone na stronie internetowej poprzez CMS. Dla wielu małych przedsiębiorców takie działania będą wystarczające, a pomoc wirtualnej asystentki kosztuje znacznie mniej, niż pełna obsługa agencji marketingowej.
Zadania administracyjne
Wsparcie administracyjne to najbardziej liczna grupa zadań, które – choć często żmudne i powtarzalne – są niezbędne, aby Twoja firma mogła sprawnie działać. Takim działaniem jest np. wystawianie rachunków, przygotowywanie umów na podstawie wzorów, czy wystawianie faktur.
Do zadań administracyjnych zalicza się też kontakt z klientami i kontrahentami. Wykonywanie telefonów, obsługa kalendarza firmowego, poczty e-mail, a także umawianie spotkań i rozmów rekrutacyjnych potrafi zdjąć z głowy naprawdę duży ciężar. Jednocześnie wszystkie spotkania są od razu dodawane do Twojego kalendarza, więc nic Cię nie zaskoczy.
Zadania organizacyjne
W firmach wirtualne sekretarki często przyjmują na siebie zadania związane z obsługą i koordynacją projektów. Rozdzielanie zadań w przeznaczonych do tego managerach, monitorowanie terminowości poszczególnych zadań i przygotowywanie raportów oraz opracowań powoduje, że zawsze jesteś na bieżąco z tym, co dzieje się w Twojej organizacji. Nawet wtedy, gdy sam osobiście nie nadzorujesz każdej czynności.
Oczywiście zakres zadań każdorazowo jest ustalany indywidualnie. Mogą one objąć np. pomoc kreatywną, jak nagrywanie podcastu, jak i finansową pod postacią prostych zadań księgowych. Warto jednak pamiętać, że wirtualna asystentka nie zastąpi Ci profesjonalnego księgowego, specjalisty SEO, czy copywritera. Do jej zadań należy przede wszystkim pomoc w prostszych i powtarzalnych czynnościach.
Jak znaleźć idealną wirtualną asystentkę?
W dobie powszechnego dostępu do internetu usługi asystentów wirtualnych stały się czymś naturalnym. Jak wybrać profesjonalistę, który rzeczywiście będzie w stanie Ci pomóc?
- Zacznij od dokładnego określenia swoich potrzeb. Wirtualny asystent zwykle rozlicza się z konkretnych zadań,
- Określ, jakim budżetem dysponujesz. Specjalista będzie w stanie doradzić, w jaki sposób zoptymalizować swoje usługi dla Twojego biznesu,
- Pytaj o referencje zwłaszcza wtedy, gdy zależy Ci na wypracowaniu lub utrzymaniu renomy biznesu,
- Upewnij się, że ustalenia obejmują również sposób komunikacji oraz raportowania wykonanych czynności. Przecież chcesz wiedzieć, za co dokładnie płacisz.
Kiedy decydować się na pomoc wirtualnej sekretarki?
Wielu przedsiębiorców już na samym początku swojej przygody z biznesem decyduje się na wynajęcie wirtualnej sekretarki. Warto jednak zastanowić się, czy już na starcie potrzebujesz takiej pomocy. Postaraj się przeanalizować, ile czasu (i stresu) kosztuje Cię na przykład:
- utrzymanie kontaktu z klientami i organizacja kalendarza służbowego,
- prowadzenie działań marketingowych w mediach społecznościowych,
- obsługa CMS-a i programów do mailingu.
Kiedy będziesz to wiedział, rozważ, co mógłbyś robić w tym czasie. Zarobić więcej pieniędzy? Odpocząć? Spędzić czas z rodziną? Wirtualna asystentka – jak każdy inny wydatek związany z biznesem – jest kosztem, który musisz ponieść, aby otrzymać zysk. Rozważ, czy ten zysk jest wart wydatku.
Wirtualna sekretarka w Biuro Hello – jak może Ci pomóc?
Decydując się na skorzystanie z usług Biura Hello, otrzymujesz kompleksowe wsparcie dla swojej firmy. Oferujemy biura wirtualne z prestiżowymi adresami w największych miastach w całej Polsce – między innymi w Warszawie, Wrocławiu i Gdańsku. Pomagamy w założeniu działalności gospodarczej oraz jej obsłudze od strony księgowej. Zapewniamy dostęp do profesjonalnie wyposażonych sal konferencyjnych. Jeśli potrzebujesz spotkać się z klientami, przygotowany pokój z klimatyzacją i infrastrukturą video/IT będzie czekał na Ciebie.
Pomoc uzupełniamy o wirtualny sekretariat. Zdejmujemy z klientów obowiązki związane z obsługą korespondencji i umawianiem spotkań.
Zachęcamy do zapoznania się z ofertą Biura Hello. Dzięki naszej pomocy będziesz mógł skupić się na biznesie.
