Wirtualna asystentka – jak może zoptymalizować procesy w małej firmie i dla freelancerów?

Z raportu zagranicznego serwisu ThereIsTalent za rok 2025 wynika, że po pomoc wirtualnej asystentki sięga nawet 40% firm, w zależności od branży. Wsparcie pomocy z zewnątrz okazuje się nieocenione zwłaszcza w przypadku małych firm oraz freelancerów, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej na skalę uzasadniającą utworzenie pełnowymiarowego sekretariatu. Prowadzisz JDG lub kierujesz małą spółką? Przeczytaj, jak może pomóc Ci w tym wirtualny asystent.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Kim jest wirtualna asystentka i czym się zajmuje?
• Kiedy warto skorzystać z usług asystenta online?
• W jaki sposób pomoc wirtualnej asystentki ułatwia prowadzenie niewielkiej firmy?

Wirtualna asystentka – co to za stanowisko?

Wirtualna asystentka (ang. Virtual Assistant, VA) to zdalny pracownik, który wspiera przedsiębiorcę w realizacji bieżących zadań administracyjnych, organizacyjnych i technicznych. Do jej typowych zadań należy:

• prowadzenie kalendarza,
• umawianie spotkań,
• wykonywanie i odbieranie połączeń telefonicznych,
• zarządzanie pocztą e-mail.

Często takie osoby zajmują się koordynowaniem różnego rodzaju projektów z zakresu marketingu, promocji marki i budowania spójnego wizerunku przedsiębiorcy w social mediach. Do kompetencji asystentów online często należy także prowadzenie firmowego bloga i obsługa CMS, organizowanie podróży służbowych, czy research informacyjny. Dzięki wsparciu przedsiębiorca zyskuje czas, aby skupić się na pracy koncepcyjnej.

Dlaczego warto rozważyć wynajęcie wirtualnej asystentki?

Zasadniczą przewagą wirtualnego asystenta nad klasycznym pracownikiem są znacznie niższe koszty dla przedsiębiorcy. Zamiast zatrudniać pracownika na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia, przedsiębiorca podpisuje umowę o współpracę z firmą zajmującą się organizacją czasu pracy, która zapewnia odpowiednie wsparcie. Bardzo często usługę można wykupić w pakiecie z wynajmem wirtualnego biura, czy usługą obsługi księgowości. Jest ona świadczona w określonym wymiarze czasu, np. 40 godzin w miesiącu. Nie ma konieczności cyklicznej wypłaty wynagrodzenia, rejestracji pracownika w ZUS i odprowadzania składek.

O tym jak duża może być oszczędność na korzystaniu z usług asystenta online, decyduje przede wszystkim zakres jego obowiązków. O ile jednak miesięczna opłata za obsługę VA rzadko przekracza kilkaset złotych, w przypadku zatrudnienia pracownika na pełen etat trzeba liczyć się z kosztami rzędu 5600 zł przy założeniu, że wypłacana jest pensja minimalna. Do tego dochodzą ryzyka związane z urlopem, zwolnieniem lekarskim i innymi przyczynami nieobecności w pracy.

Wirtualna asystentka pomaga w budowaniu profesjonalnego wizerunku przedsiębiorcy. Doskonale przygotowana obsługa administracyjna przeprowadzi rozmowę z klientem, wyśle odpowiednio sformatowanego maila i pomoże w utrzymaniu spójnego tonu komunikacji.

Dla małych firm, a także freelancerów korzyścią jest też możliwość współpracy zdalnej z asystentem. Dzięki temu małe firmy nie muszą martwić się o dodatkowe koszty związane z wynajmem powierzchni biurowej, organizacją stanowiska pracy, czy zakupem materiałów eksploatacyjnych lub dodatkowych licencji na oprogramowanie.

Kto powinien rozważyć usługi asystenta online?

Pokutujący w Polsce trend, zgodnie z którym firma musi składać się z prezesa zarządu, garści pracowników i prężnie działającego sekretariatu, powoli ulega zmianie. Nie brakuje freelancerów i małych spółek prawa handlowego, które w dużej mierze działają online. Dla nich tworzenie całego sekretariatu byłoby często problemem i niepotrzebnym wydatkiem.

Asystenci online to nieocenione wsparcie dla mobilnych przedsiębiorców, którzy zwykle pozostają poza siedzibą firmy zgłoszoną do rejestru, spędzając czas na spotkaniach z klientami lub wykonywaniu czynności zawodowych. Osoby zajmujące się np. doradztwem inwestycyjnym, agencje obrotu nieruchomości, czy kancelarie prawne mogą w ten sposób wiele zyskać.

Jak może pomóc Ci wirtualna asystentka?

Wyjaśniliśmy, kim jest wirtualna asystentka, ale w jaki sposób taka osoba może realnie usprawnić procesy w firmie? Przede wszystkim powinna doskonale poznać specyfikę działalności danego przedsiębiorcy. Inaczej funkcjonuje kancelaria prawna, a inaczej agent ubezpieczeniowy, czy marketer. Znajomość tego, co dzieje się w firmie, umożliwia świadczenie efektywnych usług.

Czy narzędzia AI zastąpią wirtualnego asystenta?

Obecnie coraz więcej mówi się o znaczeniu narzędzi bazujących na sztucznej inteligencji, które pomagają zarządzać biznesem. Wiele z nich można użytkować nawet za darmo. Czy jednak program będzie w stanie zastąpić wirtualnego asystenta?

Wiele wskazuje na to, że – przynajmniej na razie – nie ma takiej możliwości. Warto pamiętać, że algorytmy działają nadal w sposób zautomatyzowany i ich możliwości adaptacji do zmieniających się okoliczności są ograniczone. Praca z drugim człowiekiem nadal z reguły przynosi lepsze i bardziej kreatywne rezultaty.