Założenie spółki wiąże się z koniecznością wskazania w Krajowym Rejestrze Sądowym siedziby i adresu prowadzenia działalności gospodarczej. Wiele firm decyduje się od razu na wynajęcie biura, co wiąże się z koniecznością ponoszenia wysokich kosztów. Czy rzeczywiście jest to niezbędne? Jak wykorzystać wirtualny adres dla spółki?

Spis treści

Czego dowiesz się z tego artykułu:

Każda spółka w procesie rejestracji musi wskazać swój adres i siedzibę.
Wirtualny adres dla spółki to wiele ułatwień w bieżącym funkcjonowaniu firmy i niższe koszty.
Podatnik, który świadomie wybierze dostawcę wirtualnego adresu, nie musi obawiać się negatywnych konsekwencji prawnych takiego działania.

Czym jest adres do rejestracji spółki?

Przepisy kodeksu spółek handlowych wymagają, aby umowa spółki określała siedzibę podmiotu gospodarczego. Pod tym pojęciem rozumie się miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający. Niekoniecznie musi być to miasto, ustawodawca dopuszcza również wskazanie innego obszaru zabudowanego lub jednostki osadniczej, jak wieś, czy osiedle.

Oprócz siedziby niezbędny jest także adres, czyli konkretne miejsce, w którym wykonywana jest działalność operacyjna spółki. Określa się go poprzez wskazanie ulicy oraz numeru budynku lub lokalu.

Na czym polega wirtualny adres dla spółki?

Usługa wirtualnego adresu dla spółki polega na użyczeniu lokalizacji na potrzeby procesu rejestracyjnego. Osoby zakładające spółkę muszą wskazać adres prowadzenia działalności gospodarczej, ale przepisy nie określają, jakiego rodzaju tytułem prawnym muszą się legitymować w stosunku do danej nieruchomości. Nie musi być to prawo własności, w zupełności wystarczy najem lub okresowe korzystanie.

Skorzystanie z wirtualnego adresu jest dobrym wyborem zarówno dla początkujących przedsiębiorców, jak i firm z już istniejącą historią gospodarczą, które szukają prestiżowego lokalu dla swojego biznesu.

Korzyści z wirtualnego adresu działalności gospodarczej

Obecnie w każdym większym mieście można znaleźć usługi wirtualnych adresów. Wybór takiego modelu biznesowego niesie ze sobą wiele korzyści. Które z nich są szczególnie istotne?

Niższe koszty

Główną zaletą skorzystania z wirtualnego adresu jest możliwość optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Zakup nieruchomości usługowej z myślą o założeniu w niej biura wiąże się z wydatkiem rzędu setek tysięcy złotych lub nawet więcej.

Decydując się na adres wirtualny, podpisujesz umowę najmu lokalu (lub inny kontrakt o podobnej strukturze), a miesięczne koszty – w zależności od ustaleń – mogą wahać się od kilkuset do kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Zwykle umowy zawierane na dłuższy okres są korzystniejsze. Taka opcja jest korzystnym wyborem zwłaszcza dla małych spółek, które dopiero wchodzą na rynek i w pierwszym okresie funkcjonowania muszą liczyć się ze stratą.

Elastyczność

Duża część firm łączy udostępnianie usługi adresu wirtualnego z dodatkowymi usługami. Często jest to pomoc przy zakładaniu podmiotów gospodarczych i ich bieżąca obsługa prawno-księgowa, czy też obsługa sekretariatu. Korzystając z takich benefitów, nie musisz od pierwszego dnia prowadzenia działalności gospodarczej zatrudniać wykwalifikowanej sekretarki, czy księgowej, ponieważ wszystkimi obowiązkami zajmuje się wynajmujący.

W przypadku Biura Hello możesz wybrać okres obowiązywania umowy od 3 do nawet 12 miesięcy. Po upływie tego czasu sam decydujesz, czy chcesz kontynuować współpracę. W przypadku zakupu lokalu spółka w zasadzie jest już związana z danym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej, chyba że daną nieruchomość uda się sprzedać lub wynająć.

Prestiż

Zaletą skorzystania przez spółkę z wirtualnego adresu jest też prestiżowa lokalizacja. W większości przypadków oferowane adresy to ścisłe centra dużych aglomeracji miejskich, które skupiają firmy z całego świata. Dla wielu kontrahentów rozpoznawalne miejsce na biznes jest równoznaczne z korzystną koniunkturą. Przecież firma, która posiada środki na to, aby operować w centrum Warszawy, musi radzić sobie doskonale, prawda?

Biuro Hello oferuje wirtualne adresy dla działalności gospodarczej w czterech miastach:

Niezależnie od tego, czy spółka istnieje od wczoraj, czy działa już wiele lat, adres prowadzenia działalności w sercu dużego miasta to silny atut.

Wygoda

Nie każda działalność gospodarcza musi wiązać się z koniecznością częstych spotkań z klientami. Wiele biznesów działa całkowicie online, a większość spotkań jest realizowanych zdalnie przy użyciu oprogramowania do wideokonferencji. W ten sposób działa wiele usług marketingowych, kreatywnych, ale też doradczych, czy handlowych o rozproszonej strukturze.

Jeżeli wiesz, że profil działalności Twojej firmy nie wymaga dostępu do dużej przestrzeni biurowej, a jedynie sporadycznego dostępu do przestrzeni coworkingowej, gabinetu lub sali konferencyjnej, Korzystanie z adresu wirtualnego znacząco ułatwia działania operacyjne i redukuje ich koszt. Kiedy trzeba, możesz skorzystać z dostępu do infrastruktury dla biznesu, ale jeśli nie jest to potrzebne, nie ponosisz typowych kosztów stałych.

Czy wirtualny adres dla spółki ma wady?

Wykorzystanie wirtualnego adresu przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą przez lata budziło zastrzeżenia urzędów skarbowych. W rezultacie wielu przedsiębiorców wstrzymywało się z takiej – kosztowo opłacalnej – alternatywy dla klasycznego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. A jak wygląda to dzisiaj?

Warto spojrzeć m.in. na treść interpretacji indywidualnej o sygnaturze IPTPP1/443-128/14-4/AK. W jej treści wskazano m.in., że w sytuacji, kiedy osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania i posiada główne miejsce prowadzenia działalności, w fakturze powinien być podawany adres tego głównego miejsca prowadzenia działalności.

Zasadniczo nie ma więc przeciwwskazań, aby jako miejsce prowadzenia działalności wskazać adres wirtualny pod warunkiem, że faktycznie pod danym adresem będą wykonywane czynności związane z prowadzeniem biznesu. Mogą to być np. spotkania z klientami lub prace twórcze związane z działaniami firmy. Dlatego wybierając wirtualny adres dla spółki, zwróć uwagę, czy usługodawca oferuje również możliwość skorzystania z pokojów i sal konferencyjnych do pracy. Trzeba jednak liczyć się z koniecznością załączenia wyjaśnienia dla wyboru biura wirtualnego przy składaniu formularza VAT-R.

Trzeba oczywiście pamiętać, że przytoczona interpretacja indywidualna nie ma charakteru powszechnie wiążącego. Dotyczy też osoby fizycznej, a nie spółki. Można jednak oczekiwać, że rozstrzygnięcie dla spółki prawa handlowego w zbliżonych okolicznościach wyglądałoby podobnie.