W wielu firmach korzystanie z przestrzeni biurowej jest potrzebne. Negocjacje z klientami, szkolenia pracowników, wydzielony obszar do pracy i warsztatów to tylko kilka przykładów, kiedy warto mieć do niej dostęp. Co jednak zrobić w sytuacji, kiedy nie dysponujesz wolną przestrzenią? Odpowiedzią jest biuro wirtualne.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Usługi biur wirtualnych często obejmują także wynajem sal konferencyjnych na spotkania biznesowe.
- Decydując się na wynajem sali, zwróć uwagę na jej wyposażenie.
- Obecnie wynajem gabinetu nie jest już usługą drogą.
Kiedy możesz potrzebować wynajmu sali biurowej?
Wynajem przestrzeni biurowej przydaje się w wielu sytuacjach. Wyobraź sobie, że:
- chcesz przeszkolić pracowników w zakresie obsługi nowego systemu ERP,
- planujesz przeanalizować wyniki finansowe z członkami zespołu,
- negocjujesz warunki współpracy z nowym klientem,
- organizujesz płatne szkolenie dla specjalistów z zakresu marketingu internetowego, fotografii.
Jeśli prowadzisz biznes z siedzibą w miejscu zamieszkania, najprawdopodobniej nie dysponujesz wolną przestrzenią biurową (lub też nie chcesz łączyć życia domowego z zawodowym), aby zrealizować którykolwiek z tych celów. Właśnie dlatego warto skorzystać z dostępnych na rynku usług.
Dużą zaletą wynajmu sali biurowej jest jednorazowy koszt. Nie płacisz za cykliczny wynajem całego lokalu, a tylko za te kilka godzin, z których faktycznie korzystasz z pomieszczeń. To duża oszczędność, ponieważ usługa nie generuje sztucznie kosztów, a wydatek możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, obniżając tym samym podstawę opodatkowania (chyba że rozliczasz się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych).
Jak powinna być wyposażona sala na spotkania biznesowe?
Przed podpisaniem umowy o korzystanie z usługi wynajmu sali zwróć uwagę, czy lokal jest odpowiednio wyposażony. Podstawa komfortu korzystania z pomieszczenia jest klimatyzacja, która pozwala utrzymać termiczne optimum niezależnie od warunków atmosferycznych.
Kolejnym ułatwieniem są tablice typu flipchart. Można je wykorzystać do przygotowania podsumowań, sporządzania bieżących notatek albo brainstormingu.
Obecnie standardem jest również internet bezprzewodowy. Brak tradycyjnego kabla pozwala bez problemu i bezpiecznie połączyć się z siecią za pomocą laptopa, tabletu lub smartfona. Kiedy pojawia się potrzeba prezentacji wyników większej grupie osób, poszukaj sali biurowej wyposażonej w telewizor z możliwością podłączenia laptopa. To łatwy sposób, aby „przerzucić” obraz z małego ekranu na duży.
W dobrym tonie jest również zadbać o catering dla uczestników spotkania. Ciepła kawa, herbata i drobne przekąski stwarzają dobre wrażenie biznesowe, rozluźniają atmosferę, a kiedy trzeba, dostarczą energii.
Czy rozstawienie stołów na sali na znaczenie?
W zależności od celu spotkania warto zadbać o nieco inne rozmieszczenie stołów w pomieszczeniu. Tak zwany długi stół, przy którym uczestnicy mogą zasiadać zarówno z jednej, jak i drugiej strony, aby prowadzić rozmowy twarzą w twarz, świetnie sprawdza się np. na zebraniach wspólników spółki, kiedy trzeba przedyskutować wyniki finansowe lub ustalić kierunek działania. Na spotkaniach biznesowych dobrze działa układ „teatralny”, czyli sytuacja, kiedy wszystkie krzesła są skierowane w jedną stronę bez stołów między nimi.
Na kameralne spotkania polecamy układ owalny lub klasycznie rozstawione biurka w sposób przypominający typowo szkolną konfigurację. Można też wybrać kształt litery U, gdzie stoły są zajmowane po jednej stronie w trzech blokach.
Zaletą wynajmu sali konferencyjnej jest możliwość wyboru ustawień krzeseł i biurek. Wystarczy, że z wyprzedzeniem powiesz nam jakiego efektu oczekujesz, a nie musisz już marnować czasu na zmianę konfiguracji elementów wyposażenia. Uczestnicy zajmują miejsca i od razu mogą zabierać się do pracy. Z nami masz pewność, że maksymalnie wykorzystasz dostępny czas.
Wynajem sal wykładowych i szkoleniowych w Biurze Hello – sprawdź naszą ofertę
W ofercie Biura Hello znajdziesz sale szkoleniowe i konferencyjne w aż czterech lokalizacjach:
- we Wrocławiu – ul. Leszczyńskiego 4 lok. 25 I piętro,
- w Gdańsku – ul. Wały Piastowskie 1 lok. 1508,
- w Katowicach – ul. Mielęckiego 10 lok 503. VI piętro,
- w Warszawie – al. Jerozolimskie 81 lok 7.10 piętro 7.
Nasze przestrzenie biurowe są ulokowane w strategiczny sposób. Łatwo do nich dotrzeć zarówno własnym samochodem, jak i komunikacją miejską. Bliskość do dworców pozwala też na organizację spotkań dla osób przyjezdnych.
W zależności od potrzeb znajdziesz u nas małe gabinety konferencyjne na 6 osób (w Gdańsku, Katowicach i Wrocławiu) albo 8 osób (w Warszawie). Oferujemy także duże sale pozwalające na zgromadzenie nawet do 15 osób.
Ile kosztuje wynajem sali biurowej?
Wielu przedsiębiorców obawia się, że wynajem sali biurowej to usługa droga, niedostępna zwłaszcza dla małych biznesów. Obecnie konkurencyjność rynku jest tak duża, że wymusza utrzymanie cen na niskim poziomie z zachowaniem wysokiej jakości świadczonych usług. Ile kosztuje organizacja godzinnego spotkania w pomieszczeniach Biura Hello?
W zależności od rozmiarów sali koszt za godzinę dostępu do pomieszczenia wynosi od 35 do 58 zł netto. Dla przedsiębiorców, którzy spotkania organizują regularnie, mamy pakiety 10-godzinne do wykorzystania w danym okresie. To sposób na oszczędność, ponieważ jedną godzinę dostępu otrzymujesz praktycznie za darmo. Oferujemy także możliwość wykupienia pakietu na 20 godzin dostępu, gdzie rabaty są jeszcze większe. Koszt cateringu dla jednej osoby wynosi od kilku do kilkunastu złotych.
Nie musisz od razu decydować się na podpisywanie umowy o dostęp do biura wirtualnego. Czasami wystarczy jedna sala dostępna raz na jakiś czas. Przekonaj się, że to świetny sposób na oszczędność. Masz pytania dotyczące usługi? Napisz do nas lub zadzwoń! Skorzystaj z prostego systemu rezerwacji, aby wybrać salę i pakiet usług, których potrzebujesz.
