Jak wygląda outsourcing usług księgowych dla zagranicznych firm w Polsce w 2026 – czy się to opłaca?

Rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej przez podmiot z zagranicy na terenie Rzeczpospolitej Polskiej to nie tylko konieczność znalezienia adresu na siedzibę firmy, ale także obowiązek zadbania o regulację compliance wynikający z obowiązujących przepisów. W gąszczu norm prawnych przede wszystkim należy pamiętać o księgowości. Jak ją wybrać i kiedy zdecydować się na outsourcing?

Dlaczego zagraniczne firmy powinny rozważyć outsourcing księgowości?

Zagraniczni przedsiębiorcy mogą rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce w formie oddziału lub przedstawicielstwa. Choć zadania każdej z tych form są odmienne, łączy je to, że mają obowiązek prowadzić tzw. pełną księgowość, czyli księgi rachunkowe zgodne z ustawą o rachunkowości oraz przyjętą polityką rachunkowości. Warto pamiętać, że stosownie do brzmienia art. 2 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, jej przepisy znajdują zastosowanie do oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Znajomość polskich regulacji ma kluczowe znaczenie, ponieważ oddział lub przedstawicielstwo zagranicznej firmy sprawozdaje swoją działalność przed krajowym urzędem skarbowym oraz KRS. 

Przedsiębiorca, który na co dzień działa na podstawie regulacji porządku prawnego innego niż polski, łatwo może zagubić się w meandrach przepisów. Choć ogólne zasady rachunkowości wyglądają podobnie w większości państwa na świecie, detale prezentują się odmiennie. Decydując się na outsourcing usług księgowych, masz pewność, że wszystkie obowiązki zostaną wypełnione prawidłowo i w terminie. Jest to też tańsze rozwiązanie od utrzymywania własnego działu księgowego.

Jak wybierać biuro księgowe dla przedsiębiorstwa z zagranicy

Oferta usług księgowych na polskim rynku jest ogromna, ale sam wybór nie należy do prostych. Co powinna zweryfikować Twoja firma przed podpisaniem umowy?

W operacjach międzynarodowych niezbędna jest wielojęzyczność, dlatego pracownicy biura rachunkowego powinni posługiwać się językiem właściwym dla państwa siedziby spółki. Bez płynnej wymiany informacji nie będzie możliwe efektywne świadczenie usług księgowych.

Jeśli chodzi o kwestie merytoryczne, przede wszystkim warto ustalić, czy biuro rachunkowe ma doświadczenie w obsłudze oddziałów lub przedstawicielstw zagranicznych albo spółek zależnych w Polsce. Warto, aby obejmowało ono również zbliżony sektor usług, ponieważ każdy rodzaj działalności wyróżnia się indywidualną specyfiką. Oprócz klasycznej obsługi księgowej i rachunkowej może pojawić się potrzeba skorzystania z obsługi kadr i płac. Korzystają z niej głównie firmy zatrudniające pracowników, ponieważ trzeba m.in. zgłosić ich do ZUS, wypłacić wynagrodzenie, wyliczyć urlopy.

Szczególne znaczenie ma doświadczenie w obsłudze transakcji wewnątrzwspólnotowych, importu lub eksportu, a także bieżącej obsłudze VAT – rejestracja, rozliczenia, procedura OSS. Dzięki temu prowadzenie działalności gospodarczej na obszarze wielu państw będzie przebiegało płynnie.

Obecnie coraz więcej biur rachunkowych korzysta z nowoczesnych technologii jak usługi chmurowe lub sztuczna inteligencja. W ślad za innowacjami powinien iść również odpowiednio wysoki poziom bezpieczeństwa. Najlepiej, aby usługodawca mógł potwierdzić zgodność z międzynarodowymi standardami jak ISO 27001, ISO 27002, ISO 27017 lub ISO 27035. Jeśli firma działa na obszarze Unii Europejskiej, konieczna jest również zgodność z RODO, ale w przypadku przedsiębiorstw mających siedzibę w państwie trzecim znaczenie mogą mieć też inne normy, w tym PIPEDA (Kanada) lub APPI (Japonia).

Czy kwota w polisie ubezpieczeniowej ma znaczenie?

Każde biuro rachunkowe, które świadczy usługę prowadzenia ksiąg rachunkowych, musi mieć wykupione ubezpieczenie OC. Jego minimalną wysokość określają obowiązujące przepisy. Warto jednak wskazać, że w przypadku transakcji dokonywanych na wysokie kwoty konieczne może okazać się posiadanie wyższej kwoty OC. Dzięki temu biuro rachunkowe skutecznie zabezpiecza się na wypadek szkody.

W przypadku minimalnego OC może się okazać, że usługodawca nie będzie w stanie pokryć w pełni wysokości szkody, co stwarza realne ryzyko dla klienta.

Obsługa ksiąg rachunkowych – w czym pomoże Ci biuro księgowe?

Biura rachunkowe świadczące obsługę spółek prawa handlowego oferują najczęściej kompleksowy pakiet usług. Czego możesz oczekiwać:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych, w których ewidencjonowane są wszystkie operacje gospodarcze,
• sporządzanie i wysyłanie deklaracji podatkowych – w zakresie podatku dochodowego, VAT i innych zobowiązań publicznoprawnych,
• przygotowywanie rocznych sprawozdań finansowych,
• nadzór nad dokumentacją – faktury, rachunki i inne dowody księgowe, umowy,
• obsługa kadrowo-płacowa – w tym prowadzenie akt osobowych, ewidencja czasu pracy, badania lekarskie, lista płac, rozliczenia ZUS i podatkowe.

Czym skutkują błędy w księgach rachunkowych?

Brak wiedzy lub doświadczenia w zakresie rachunkowości może rodzić błędy w księgach rachunkowych. W zależności od rodzaju pomyłki przedsiębiorca musi liczyć się nie tylko z obowiązkiem wyrównania zobowiązania wraz z odsetkami, ale również z odpowiedzialnością karną uwzględnioną w art. 77 ustawy o rachunkowości. To bardzo ważne, ponieważ za błędy w księgach rachunkowych odpowiada kierownik jednostki (np. członkowie zarządu spółki).