Decydując się na korzystanie z usług biura wirtualnego, przedsiębiorcy często oczekują kompleksowych rozwiązań dla biznesu. Dlatego znaczenie ma nie tylko sam adres wykorzystywany na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, ale również usługi towarzyszące. Jak zadbać o prawidłowy obieg korespondencji?
Czy wirtualne biuro oferuje odbiór firmowej korespondencji?
Dzisiaj większość biur wirtualnych oferuje już obsługę korespondencji. W Biurze Hello zamieszczamy ją w każdy pakiecie – Adres, Adres Plus, Biuro Standard i Biuro Plus. Listy i przesyłki, które do Ciebie przychodzą, są przyjmowane i przechowywane. Jednocześnie klient otrzymuje powiadomienie o nadejściu korespondencji drogą mailowa i może odebrać ją w dogodnym momencie. Oferujemy również możliwość nadania korespondencji do klienta na poczcie.
Dowiedz się więcej na temat cennika i pakietów w ofercie Biuro Hello
Dzięki obsłudze wirtualnego biura masz pewność, że cała korespondencja zostaje odebrana i nic nie wraca do nadawcy. Nie musisz więc obawiać się wizyt w urzędzie pocztowym i sprawdzania, czy dany list na awizo jeszcze czeka, czy został już odesłany. Podstawą odbioru korespondencji przez wirtualne biuro jest udzielenie pełnomocnictwa.
Dlaczego obsługa firmowej korespondencji w biurze wirtualnym jest ważna?
Płynna obsługa firmowej korespondencji ma dla przedsiębiorców szczególnie duże znaczenie. Pomimo rosnącej popularności e-podpisów tą drogą nadal wysyłane są:
- decyzje podatkowe i inne decyzje administracyjne (np. dotyczące przyznania licencji lub koncesji),
- umowy z klientami,
- pisma sądowe.
Przegapienie listu może mieć daleko idące konsekwencje. Doskonałym przykładem jest korespondencja sądowa, w przypadku której nieodebranie jej w terminie rodzi tzw. fikcję doręczenia, kiedy pismo procesowe uważa się za prawidłowo doręczone ze wszystkimi tego skutkami.
Jak radzić sobie z odbiorem korespondencji w biurze wirtualnym?
Oferta biur wirtualnych w Polsce jest bardzo duża. Znajdziesz je w większości miast, ale zakres usług każdorazowo może wyglądać nieco inaczej. Na co warto zwrócić uwagę?
Kto może odbierać korespondencję firmową z wirtualnego biura?
W przypadku firm jednoosobowych osobą udzielająca pełnomocnictwa jest sam przedsiębiorca i to on będzie odbierał korespondencję. Jeśli chodzi o spółki zatrudniające pracowników, może pojawić się potrzeba udzielenia upoważnienia. Wtedy listy będzie odbierała wyłącznie upoważniona osoba.
Sprawdź umowę z biurem wirtualnym
Jeśli na co dzień przebywasz poza biurem i de facto, jego obsługą zajmuje się wspólny sekretariat, koniecznie upewnij się, że umowa z biurem wirtualnym przewiduje odbiór korespondencji. Jeśli jako dane rejestrowe podczas zakładania biznesu podałeś właśnie lokalizację biura rachunkowego, to właśnie tam Twoi kontrahenci, sądy i urzędy będą kierowali wszystkie pisma.
Zwróć uwagę, czy umowa określa warunki przechowywania korespondencji i powiadamiania o niej klienta – w jakim terminie klient zostanie poinformowany o oczekującej korespondencji i w jakiej formie, jak długo jest ona gromadzona. Najpopularniejszymi formami alertów są: wiadomość e-mail i SMS-y. Kontakt może też uwzględniać skanowanie pism i wysyłanie ich na wskazany adres mailowy.
Często pomijanym punktem umowy jest czas jej trwania. Elastyczna współpraca to taka, która jest podpisywana na kilka lub co najwyżej kilkanaście miesięcy. Dzięki temu możesz wycofać się z niej bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów.
Czy masz dostęp do panelu klienta?
Niektóre biura wirtualne oferują swoim klientom wydzieloną przestrzeń na serwerze, gdzie zapisywane są skany dokumentacji. W przypadku Biura Hello jest to tzw. Panel Klienta – konto dostępne 24/7 i solidnie zabezpieczone. To tam trafia zeskanowana poczta. Możesz zapoznać się z nią w dogodnym momencie. Wszystkie pliki zapisujemy jako popularny format PDF. Nie będziesz miał trudności z ich otworzeniem na komputerze stacjonarnym lub urządzeniu mobilnym.
Przechowywanie i wysyłanie korespondencji powinno odbywać się z zachowaniem zasad bezpieczeństwa cyfrowego (np. szyfrowanie plików) oraz w zgodzie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. W ten sposób można bezpiecznie przesłać np. decyzję podatkową lub ważną umowę handlową.
W Biurze Hello zarówno odbiór i skanowanie korespondencji, jak i panel klienta to usługi dostępne w ramach biura wirtualnego. Nie musisz płacić za nie dodatkowo.
Jakie jeszcze usługi świadczy biuro wirtualne?
Biura wirtualne oferują znacznie więcej niż możliwość zarejestrowania firmy i odbioru korespondencji. Biuro Hello udostępnia również profesjonalne usługi księgowe i obsługę prawną świadczoną przez wykwalifikowanych prawników. Dzięki tak kompleksowemu wsparciu nie musisz na własną rękę zajmować się prowadzeniem księgowości uproszczonej lub ksiąg rachunkowych, ale także kierowaniem do kontrahenta wezwania do zapłaty i prowadzeniem sprawy sądowej.
Dodatkową zaletą korzystania z usług Biura Hello jest przestrzeń do pracy. W zależności od potrzeb możesz skorzystać z gabinetów cichej pracy, przestrzeni do coworkingu lub sal konferencyjnych idealnych na spotkanie biznesowe. Otrzymujesz więc to samo, co przedsiębiorstwa wynajmujące lokal lub budynek, ale za znacznie mniejsze pieniądze.
Sprawdź ofertę Biura Hello i wybierz korzystny okres najmu na 3, 6 albo 12 miesięcy. Oferujemy transparentne warunki współpracy i lokalizację w jednym z czterech dużych miast w Polsce. Wybierz między Warszawą, Wrocławiem, Gdańskiem i Katowicami.
