Wynajem wirtualnego biura na siedzibę firmy – na co warto zwrócić uwagę przy wyborze?

Wśród czynników, które będą miały wpływ na wybór konkretnej usługi, wymienić można lokalizację. Adres firmy ma ogromne znaczenie w oczach klientów, kontrahentów i instytucji finansowych. Wybierając wirtualne biuro, warto postawić na lokalizację w dobrze rozpoznawalnym miejscu. BiuroHello, które zapewnia także profesjonalne usługi księgowe, oferuje wirtualne adresy w centrach ważniejszych miast w Polsce – Warszawie, Wrocławiu, Katowicach i Gdańsku. Dzięki temu każda firma niezależnie od profilu swojej działalności może zyskać prestiżowy wizerunek i większą wiarygodność.

Jakie usługi możliwe są do wykorzystania?

Lokalizacja firmy jest ważna i może mieć istotne znaczenie dla przyszłych kontraktów, które będą podpisywane. Jednak oprócz tego, zawsze pod uwagę należy wziąć zakres usług, jakie możliwe będą do wykorzystania. Liczy się nie tylko możliwość korzystania z prestiżowego adresu. Wirtualne biura oferują różne pakiety usług – warto sprawdzić, co dokładnie one obejmują. Najczęściej można liczyć na odbiór i skanowanie korespondencji, przekazywanie paczek, możliwość wynajmu sal konferencyjnych czy obsługę telefoniczną. Przed podjęciem decyzji warto upewnić się, że zakres usług odpowiada potrzebom firmy. Dodatkowo należy upewnić się, jaki będzie dokładnie koszt skorzystania z dodatkowych usług. Ważne jest to, aby porównać pomiędzy sobą poszczególne oferty. Może się bowiem okazać, że wybrane wirtualne biuro ma nieco droższą ofertę, ale jednak jest w stanie zapewnić lepsze usługi, jakich nie ma w innym miejscu.

Możliwości do wykorzystania w wirtualnej przestrzeni biurowej

Ważne jest również to, aby przeanalizować usługi, które dana firma będzie potrzebować. Może się bowiem okazać, że z niektórych usług nie trzeba będzie korzystać:

• sale konferencje – przydadzą się wtedy, gdy przedsiębiorca planuje organizowanie spotkań biznesowych. Nie musi być to duża przestrzeń, dlatego trzeba sprawdzić ewentualną wielkość sali pod wynajmem, aby zyskać pewność, że nikt nie będzie ponosił niepotrzebnych kosztów za niewykorzystane miejsca;
• korespondencja – obsługa korespondencji to tak naprawdę szeroki temat. Może się bowiem okazać, że niektóre wirtualne biura skupiają się jedynie na odbiorze i przechowaniu listów. Są jednak takie miejsca, gdzie istnieje możliwość skorzystania z szerszej obsługi korespondencji, tzn. skanowania, a nawet przesyłania tych listów w formie elektronicznej do wskazanego miejsca.

Umowa do podpisania

Zanim jednak zostanie złożony finalny podpis na umowie, trzeba ją przeanalizować. To właśnie w tym dokumencie wymienione są wszystkie koszta związane z wynajmem oraz możliwością skorzystania z dodatkowych usług. Koszty wynajmu wirtualnego biura mogą się różnić w zależności od lokalizacji i zakresu usług. Przed wyborem warto przeanalizować dostępne opcje i wybrać ofertę, która najlepiej odpowiada potrzebom firmy.  Szczególnie jeżeli mowa jest o małych firmach, których koszta mogą być mocno ograniczone. Istotna jest także elastyczność umowy – najlepiej, jeśli można ją dopasować do zmieniających się potrzeb biznesowych. Trzeba także sprawdzić ewentualny okres wypowiedzenia umowy. Kiedy będzie można tego dokonać, jeżeli ktoś znajdzie atrakcyjniejszą ofertę lub będzie musiał całkowicie zrezygnować z prowadzenia działalności. Należy także zapoznać się z fragmentem odnoszącym się do praw i obowiązków wirtualnego biura oraz samego klienta. Tak, aby żadna ze stron nie miała wątpliwości co do tego, na co się decyduje.

Wybór wirtualnego biura to kluczowa decyzja dla wielu przedsiębiorców, którzy chcą zyskać profesjonalny adres dla swojej firmy i jednocześnie optymalizować koszty działalności. Ważne jest, aby zwrócić uwagę na wyżej opisane elementy. Jeśli szukasz sprawdzonego wirtualnego biura, sprawdź ofertę BiuroHello, które zapewnia prestiżowe adresy w największych miastach Polski, które należą do najchętniej wybieranych. Dzięki temu firma może zyskać wiele – w tym nowoczesne zaplecze administracyjne.